Preguntas frecuentes

Encuentra aquí las respuestas a las dudas más frecuentes sobre facturación electrónica y Colfactura.

Sujetos obligados a expedir factura electrónica.
1. Responsables del impuesto sobre las ventas IVA
2. Responsables del impuesto al consumo
3. Personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, independientemente de la calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la DIAN.
4. Comerciantes, importadores o prestadores de servicios o en las ventas a consumidores finales.
5. Tipógrafos y litógrafos que no sean responsables del impuesto sobre las ventas.
6. Contribuyentes inscritos en el impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación SIMPLE.
7. Entidades del Estado del orden nacional, territorial
8. Entidades prestadoras de servicios públicos domiciliarios
9. Instituciones educativas
10. Actividades de seguros y títulos de capitalización
11. Notarias
12. Distribuidores minoristas de combustibles derivados del petróleo y gas natural comprimidos

La DIAN establece los pasos para ser un Facturador Electrónico, en plataforma establecida por el ente se debe:

Asociar el Proveedor de Software con el que va a realizar la Facturación Electrónica.
Solicitar el rango de numeración (cuando se vaya a iniciar la facturación electrónica y se suspenda la expedición de facturas bajo otra modalidad).

1. Elije y activa tu plan COLFACTURA

2. Registrate ante la DIAN

3. Realiza las pruebas ante DIAN

4. Solicita tu númeración ante DIAN

5. Empieza a Facturar Electrónicamente

Es el código único de facturación electrónica, que permite a la DIAN identificar unívocamente una factura electrónica en el territorio nacional. Es un número alfanumérico que se halla a través de un mecanismo establecido por la DIAN, el cual se forma tomando datos de la factura. Es requerido por la DIAN.

El CUFE contiene 40 caracteres, puede ubicarse en cualquier parte de la representación gráfica de la factura y es requerido para las facturas de venta y de exportación.

A partir del momento en que se notifique la resolución de habilitación para facturar electrónicamente, el obligado a facturar deberá cesar la expedición de facturas por computador y en papel; salvo en los casos de contingencia, para los que podrá utilizar la facturación en papel. Luego de habilitado para facturar electrónicamente no podrá dejar de hacerlo por éste mecanismo.

El Certificado Digital es el medio que permite garantizar técnica y legalmente la identidad de una persona. Se trata de un requisito indispensable para que las instituciones puedan ofrecer servicios seguros.

La firma digital de documentos garantiza la seguridad de que éste es el original y no ha sido manipulado, La posesión de un certificado digital nos permitirá establecer comunicaciones seguras con las administraciones públicas que desarrollen servicios a través de Internet mediante el uso de la firma digital.

De esta manera podremos realizar multitud de trámites sin necesidad de desplazarnos a las oficinas de la administración correspondiente.

No. Lo único que cambia es que, en lugar de enviarla física para su radicación, se enviará en forma electrónica y representación gráfica (PDF, física).

Se recibirá por medio electrónico en formato XML y/o PDF ya sea por correo electrónico o ingresando a una plataforma web, aunque si se requiere se podrá remitir en medio físico (copia de la factura original) aunque la física no sustituye la factura electrónica. Es importante aclarar que la física no sustituye la factura electrónica.

No. El concepto de anulación de factura desaparece, se genera una nota crédito.

No. El concepto de repetir factura desaparece, se genera una nota crédito

El plazo límite para emitir la correspondiente factura electrónica es el día 10 del mes siguiente a aquel en que se realizaron las transacciones.

La factura se da por aceptada automáticamente 3 días hábiles después de recibida

Es una imagen fiel de la factura representada en un documento PDF.

Las notas débito y/o crédito se expedirán cuando se presenten novedades en la factura inicialmente emitida y que ameriten el rechazo.

No. De forma automática el emisor de la factura, al momento de expedir la factura electrónica y en tiempo real, remite a la DIAN un archivo con la copia del documento.

Sí, pero es importante tener en cuenta que el físico es una copia de la factura, la original es la que llega por correo electrónico, ésta debe ser custodiada por la empresa en el tiempo que establece la ley para estos documentos, para atender eventualmente los requerimientos que se presenten por parte del ente regulador.

  • Emisores: Persona natural o jurídica, que emite a través de si mismo o de un proveedor tecnológico la factura electrónica y la conserva.
  • Adquirientes: Persona natural o jurídica, que recibe, acepta o rechaza (si es el caso) y conserva la factura electrónica.
  • Proveedores Tecnológicos: Persona natural o jurídica, que presta a los obligados a Facturar Electrónicamente y/o a los adquirientes que opten por recibir Factura en Formato Electrónico de Generación (XML), los servicios de emisión o recepción de facturación electrónica y está debidamente autorizados por la DIAN.
  • DIAN: Autoridad fiscal en el país que regula todo lo relacionado con facturación electrónica.

La facturación tradicional con un proceso manual de digitalización e indexación de documentos no brinda todos los requisitos legales exigidos para la facturación electrónica. La expedición (generación y numeración) envío, aceptación, conservación y exhibición no se realiza por medios magnéticos. El proceso de facturación electrónica si cumple con todos estos requisitos.

A los 3 días calendarios, Se determina aceptada irrevocablemente por el adquiriente

IMPORTANTE: Recuerde que, para solicitar la numeración de facturación, debe tener actualizado el RUT, especialmente en lo relacionado con nombre o razón social, dirección, responsabilidad para facturar y establecimientos de comercio.  Seleccione la solicitud de numeración de facturación. Autorizar Rangos.

Es el mecanismo único para identificar, ubicar y clasificar a los sujetos de obligaciones administradas y controladas por la DIAN en materia tributaria, aduanera y cambiaria.

Sí, GSE – Gestión de Seguridad Electrónica a través de su producto COLFACTURA se encuentra autorizado ante la Unidad Administrativa Especial de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

La aplicación funciona desde Internet, no tienes que preocuparte por instalaciones, servidores, versiones o por copias de seguridad, todo está guardado y protegido por COLFACTURA, para acceder sólo necesitas Internet.

Algunos ejemplos de servicios en la Nube son Dropbox y Facebook.

La Nube es la forma más segura de guardar la información, es mucho más seguro que hacerlo en tu computador o en otros medios locales.

Claro que sí. Si tu negocio requiere más facturas electrónicas al mes, puedes adquirir un paquete adicional en nuestro Ecommerce

Actualmente contamos con diferentes medios de comunicación para solicitar información o soporte. Elige el que quieras y hablemos a través de nuestro chat o nuestra línea de atención al cliente: PBX 443 44 45

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Para utilizar COLFACTURA simplemente debes registrarte en el sistema, al ingresar encontrarás todas las ayudas necesarias para empezar a elaborar facturas, cotizaciones, y muchas funciones más. Es muy fácil, la mejor forma de averiguarlo es probarlo, puedes crear tu cuenta acá www.Colfactura.com

COLFACTURA cumple con todos los requisitos para realizar facturas en Colombia, solo debes solicitar la resolución para facturar por computador a la DIAN si perteneces al régimen común, ya contamos con Facturación Electrónica

Funciona en Internet, no hay restricciones y puedes acceder desde cualquier equipo, lo único que necesitas es una conexión a Internet con Mozilla Firefox o Chrome. También lo puedes usar desde tu celular descargando la aplicación móvil para Android o iOS.

Segun la nueva resolucion de la 00000042 la validación previa de la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito y demás documentos electrónicos, es el procedimiento que genera un documento electrónico por parte de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, que contiene la verificación de las reglas de validación de la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito y documentos electrónicos derivados de la factura electrónica de venta, de los demás sistemas de facturación, cumpliendo con los requisitos, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN.

No, nuestra solución de factura electrónica eBill se conecta con el ERP que su compañía tenga.

Únicamente Internet Banda ancha, en algunos casos se debe instalar una pieza de software uno de los computadores de escritorio. No necesita servidores. No necesita pagar licencias de software. No necesita instalar Bases de datos.

Se envía por correo electrónico el Xml y la Representación Gráfica de la factura en PDF según las disposiciones técnicas adoptadas por Dian

Ninguno. Es posible entregar las facturas electrónicas a cualquier otro proveedor.

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Dirección: Calle 73 # 7 – 31
Piso 3 Torre B
 
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