Términos y condiciones de uso de la plataforma de facturación electrónica Colfactura

1.     PARTES

 

GESTIÓN DE SEGURIDAD ELECTRÓNICA S.A. – GSE S.A. (en adelante “GSE”), sociedad comercial, identificada con NIT. 900.204.272-8, domiciliada en la ciudad de Bogotá D.C., es una entidad de certificación digital abierta que desarrolló una plataforma informática de facturación denominada COLFACTURA, debidamente aprobada y autorizada por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), que cumple con toda la normativa legal vigente de facturación electrónica en Colombia. Adicionalmente, la DIAN otorgó a GSE una autorización para prestar los servicios de proveedor tecnológico de factura electrónica.

El Usuario, es la persona natural o jurídica, que requiere la implementación de una plataforma de facturación electrónica para emitir la facturación de los bienes y servicios que vende. El Usuario al acceder a la plataforma de facturación electrónica COLFACTURA acepta los presentes Términos y Condiciones, que regulan el licenciamiento no exclusivo y temporal del uso de la plataforma de facturación electrónica COLFACTURA.

 

2.     DEFINICIONES

 

Para efectos del presente documento, las siguientes palabras se entenderán en los términos aquí establecidos, las demás palabras se entenderán principalmente por su significado técnico y luego por el uso normal que se haga de ellas:

2.1. Código Fuente o Fuentes: Se refiere a los objetos de código computacional que dan origen a los programas de ordenador en general y en especial a los que corresponden a la plataforma.

2.2. COLFACTURA: Es una plataforma de facturación electrónica diseñada y desarrollada por GSE que permite la emisión, recepción y almacenamiento en la nube de facturas y otros documentos electrónicos como notas crédito y notas débito. Dicha plataforma posee los niveles de eficiencia requeridos, permitiendo la comunicación de manera directa a través de la plataforma vía web.

2.3. Contrato: Hace referencia al Contrato de Licenciamiento no exclusivo y temporal del uso de la plataforma COLFACTURA, el cual se encuentra regulado por lo dispuesto en los presentes Términos y Condiciones. El Contrato se perfecciona cuando el Usuario acepta los Términos y Condiciones en la página web www.colfactura.com

2.4. Hardware: Es toda aquella máquina o dispositivos computacionales que cumplen con los requisitos establecidos en el documento sobre los cuales funciona plenamente COLFACTURA.

2.5. Licencia: Se refiere a las condiciones bajo las cuales el titular del derecho patrimonial de autor sobre COLFACTURA, es decir GSE, establece el derecho de uso de la plataforma por parte del Usuario.

2.6. Planes: Son los diferentes planes ofrecidos por GSE para que el Usuario pueda adquirir los servicios y la licencia de uso de la plataforma COLFACTURA, de acuerdo con sus necesidades. Estos planes incluyen una suscripción anual a COLFACTURA y un volumen de documentos, de acuerdo con el plan adquirido.

2.7. Programas de ordenador: Se refiere a los productos, en general, que poseen instrucciones legibles por un computador para el desarrollo y/o automatización de una tarea específica, incluyendo aquellos programas diseñados para operar en computadores.

2.8. Recargas: Una vez el Usuario consuma todas las unidades de documentos disponibles de acuerdo con el Plan adquirido, puede adquirir Recargas para comprar documentos adicionales. Para hacer uso de estas recargas deberá tener activa su suscripción anual en COLFACTURA.

2.9. Soporte Técnico: Se entiende por soporte técnico el servicio mediante el cual GSE responde a inquietudes del Usuario relacionadas con COLFACTURA, y brinda solución a los inconvenientes que sobre dicha plataforma se puedan presentar.

2.10. Suscripción Anual: COLFACTURA tienen una suscripción anual que debe renovarse año con año para poder continuar con el servicio de facturación electrónica en modalidad prepago.

2.11. Términos y Condiciones: Es el presente documento, a través del cual se regulan los términos y condiciones del Contrato.

2.12. Usuario: Es la persona natural o jurídica que tiene capacidad para contraer obligaciones de conformidad con la ley colombiana y que contrata los servicios y la licencia no exclusiva y temporal den uso de la plataforma de facturación electrónica COLFACTURA.

 

3.     CAPACIDAD PARA CELEBRAR CONTRATOS

 

Según la ley de Colombia, la persona natural o jurídica que acepte estos Términos y Condiciones debe ser legalmente apto para celebrar un contrato según lo permita su autonomía de la voluntad y las leyes que le sean aplicables.

Se presume que el Usuario que acepte los presentes Términos y Condiciones se encuentra facultado y tiene capacidad para celebrar contratos, y para asumir obligaciones en su nombre. En el caso de que el Usuario sea persona jurídica, se entiende que la persona natural que acepta los Términos y Condiciones tiene las facultades y atribuciones para aceptarlos en nombre y representación de la persona jurídica, y por tanto obligarla frente a GSE.

3.1. Aceptación

Al registrarse, el Usuario reconoce que ha leído y comprendido estos Términos y Condiciones y que en consecuencia acepta lo dispuesto en ellos y acepta que estos pueden tener actualizaciones y modificaciones, las cuales GSE podrá realizar sin previo aviso y notificación directa al Usuario, teniendo este último la obligación de revisar periódicamente la página web www.colfactura.com en la cual serán publicadas.

El Usuario que no esté de acuerdo con lo dispuesto en los presentes Términos y Condiciones no podrá hacer uso de los servicios prestados por GSE, ni de COLFACTURA.

La sola aceptación sobre este documento implica que el Usuario leyó detenidamente los Términos y Condiciones y acepta todas y cada una de las estipulaciones que el mismo contiene.

La información contenida en el presente documento, así como su aceptación goza de plena validez a la luz del artículo 5 de la Ley 527 de 1999, por medio del cual se reconoce jurídicamente los efectos de los mensajes de datos.

 

4.     OBJETO

 

GSE se obliga para con el Usuario a licenciarle de manera no exclusiva y de forma temporal el uso de la plataforma de facturación electrónica COLFACTURA. Así mismo, GSE se obliga a efectuar la implementación y activación de la cuenta del Usuario en COLFACTURA, así como de brindar el servicio de soporte para su correcta operación, por su parte, el Usuario se obliga a pagar las sumas pactadas dependiendo del Plan adquirido, y a cumplir con los presentes Términos y Condiciones.

PARÁGRAFO PRIMERO: GSE no se hará responsable en ningún caso por los errores cometidos por el Usuario a la hora de elegir su plan, así como tampoco al momento de digitar o ingresar su información tanto personal como de la operación y marcha de su actividad empresarial ni tampoco de la clasificación que realice de la misma lo que afectará irremediablemente los resultados arrojados por COLFACTURA.

PARÁGRAFO SEGUNDO: El Usuario es el único responsable por la revisión, aprobación y generación del documento electrónico, y de sus efectos contables, fiscales, legales y tributarios, así como de los planes de contingencia necesarios, entre otros hasta la emisión de factura física provisional de ser necesario, para después subirlos a la plataforma electrónica, en cualquier evento de interrupción programada o que no esté asociada a COLFACTURA. El Usuario se compromete a informar a GSE, en cualquier caso, que se presente cualquier tipo de error, modificación de información, y en general, de cualquier situación de la cual se pueda desprender algún efecto para GSE, para el Usuario o para terceros. El Usuario se compromete a parametrizar y activar la Facturación de Contingencia en los casos que se requiera por la no disponibilidad del servicio del Proveedor Tecnológico y/o servicios asociados de la DIAN.

PARÁGRAFO TERCERO: GSE no autoriza al Usuario el uso de COLFACTURA para la prestación de servicios S.A.A.S. (Software As a Service) y P.A.A.S (Platform As a Service), en los que el Usuario autoricen a terceros a acceder a COLFACTURA y/o los programas de propiedad de GSE. Este acceso se considera un acceso no autorizado por parte de GSE. Adicionalmente, el Usuario no estará habilitado para implementar ningún tipo de servicio bajo la modalidad ASP (Aplication Solution Provider) o Proveedor de Servicios de Aplicaciones con base en COLFACTURA y los programas contenidos en el mismo, ni podrá vender, distribuir o usar COLFACTURA y los programas contenidos en el mismo mediante accesos no autorizados por GSE.

 

5.     FUNCIONALIDAD ES Y ALCANCE DE COLFACTURA

 

Las funcionalidades que se habilitan al Usuario autorizado en COLFACTURA y que se regulan en estos Términos y Condiciones incluyen:

a. Registrar y almacenar en nombre del Usuario datos e información de sus clientes, productos, servicios, proveedores, contactos y empleados.

b. Emitir, recibir y almacenar facturas de venta nacional electrónicas, notas crédito y débito.

c. Enviar los documentos a los correos electrónicos del Usuario.

d. Los emisores y receptores pueden consultar las facturas emitidas a través de COLFACTURA.

e. Servicio de firma digital de documento para garantizar la integridad y autenticidad. Esta firma digital únicamente podrá ser la suministrada por parte de GSE.

f. Envío de facturas y documentos electrónicos.

g. La factura electrónica, debidamente validada, queda archivada bajo las máximas condiciones de seguridad y conforme los requerimientos legales.

h. Acceso con permisos de uno o varios usuarios determinados de acuerdo con el plan escogido por el Usuario en el momento de su compra.

i. Manejo de múltiples procesos y sucursales de acuerdo con el plan escogido por el Usuario en el momento de su compra.

j. Enviar los documentos en formato de generación (XML) a la DIAN y a los adquirientes; a estos últimos se les enviará también representación gráfica; adicionalmente notificar por correo electrónico al facturador electrónico y al adquiriente sobre el envío y aceptación o rechazo del documento;

k. Los documentos electrónicos se almacenarán de acuerdo al plan escogido por el usuario al momento de su compra.

l. Como complemento a las funciones aquí descritas se incluyen las contenidas en el Manual de Usuario que se encuentra publicado en colfactura.com.

 

El Usuario acepta que, los servicios básicos de COLFACTURA no incluyen el almacenamiento de archivos diferentes al documento electrónico de generación (XML), igualmente el Usuario no podrá subir, cargar o adjuntar archivos, ni hacer conexión desde COLFACTURA con alguna aplicación de software sin los conectores apropiados. La recepción de facturas electrónicas estará a cargo del Usuario. GSE y el Usuario podrán hacer acuerdos particulares y adicionales para incluir funcionalidades no disponibles en el servicio estándar.

PARÁGRAFO PRIMERO: El Usuario reconoce haber comprendido las características y funcionalidades de COLFACTURA y que esta se adecúa aceptablemente a las necesidades y procesos propios de su negocio. En caso de que el Usuario requiera desarrollos particulares o solicite especificaciones adicionales, GSE se reserva el derecho de atender dicho requerimiento, servicio que será facturado al Usuario de acuerdo al valor acordado por dichos servicios adicionales.

PARÁGRAFO SEGUNDO: El Plan de documentos electrónicos (facturas, notas débito y crédito electrónicas), se adquiere para un (1) solo NIT.

PARÁGRAFO TERCERO: COLFACTURA es una versión estándar, de manera que GSE no está obligado a hacer desarrollos especiales, por lo tanto, las funcionalidades adicionales que no contenga el software, aún definidas en la Ley, no se considerarán un defecto de éste, y se entienden excluidas de la garantía. En algunos casos el Usuario deberá correr procesos en herramientas distintas a las que incluye COLFACTURA para incorporar el resultado en el mismo.

PARÁGRAFO CUARTO: GSE se reserva el derecho de hacer cambios en cualquier momento y sin previo aviso sobre COLFACTURA o los módulos o las funcionalidades de este, de acuerdo con su criterio y las necesidades generales de COLFACTURA

Las herramientas adicionales que se incluyan en COLFACTURA a manera de parámetros, formatos o ayudas, pueden o no ser usados por el Usuario, pero no tienen garantía y no exoneran al Usuario de la definición de sus propios formatos o validación de resultados, o a asumir un costo adicional por ellos, a la vez que no obligan a GSE a mantenerlos, de manera que pueden ser retirados del COLFACTURA en cualquier momento, sin previo aviso.

 

6.     SUSCRIPCIÓN A COLFACTURA

 

GSE dispondrá de una página web de COLFACTURA donde pondrá SELECCIONAR el plan de su interés y posterior realizar la activación del plan elegido por medio de nuestro Ecommerce, donde realizará el correspondiente pago del plan seleccionado.

GSE enviará por correo electrónico al Usuario las instrucciones para el acceso y uso de los servicios de COLFACTURA, en el que además se incluirán los datos de conexión a COLFACTURA y la cuenta de usuario con perfil administrador que le permitirá tener acceso al uso y gestión de COLFACTURA, esto incluye entre otras la creación de cuentas de usuario adicionales.

El usuario administrador acepta y entiende que todos los compromisos, responsabilidades y deberes que se contienen en estos Términos y Condiciones de Uso se extienden totalmente a los nuevos usuarios que el administrador configure dentro de COLFACTURA.

El Usuario acepta que los servicios básicos de la plataforma incluyen únicamente el almacenamiento de los documentos electrónicos de generación (XML). GSE conservará dichos documentos por un plazo de un (1) año, cada uno de acuerdo con su propia vigencia. No obstante, si el usuario decide cancelar la suscripción, GSE le entregará todos los documentos XML que tuviere almacenados hasta ese momento. La responsabilidad de GSE respecto a la conservación de los archivos XML cesará en el caso de presentarse esta situación.

6.1. REGISTRO DE CUENTAS Y USUARIOS

Para acceder a COLFACTURA, el Usuario deberá registrar una cuenta y brindar la información solicitada en los formularios que se habilitan a la hora de registrar una cuenta. GSE da por entendido que cualquier información ingresada en estos formularios es hecha bajo juramento y por lo tanto exonera a GSE de poseer información falsa sobre cualquier usuario.

GSE permite el ingreso de una cantidad limitada de usuarios según el Plan que el Usuario o titular de la cuenta principal haya elegido al momento de registrar su cuenta. GSE no permite, bajo ninguna circunstancia, que estos usuarios sean distintos de aquellos que el titular de la cuenta (el Usuario) haya decidido habilitar como tales para el uso de COLFACTURA y estos no podrán ser reemplazados por otras personas que conozcan las credenciales para ingresar a COLFACTURA. De suceder una situación como ésta, GSE no se hace responsable por el uso pernicioso de la información de la cuenta en contra del titular de la misma (el Usuario) ni frente al Usuario ni frente a terceros.

6.2. INFORMACIÓN DE LA CUENTA

GSE proporciona un sitio donde se alojan datos que el Usuario administra bajo su cuenta y riesgo. GSE vela por mantener la información de los usuarios, segura y toma las precauciones a su juicio necesarias para ello, más no se responsabiliza por actos mal intencionados de terceros y las consecuencias de ello frente al Usuario o frente a terceros.

GSE pone en conocimiento de sus usuarios, que la información que suministre se albergará en servidores de terceros, específicamente Amazon, que cumplen con los más altos estándares de seguridad e idoneidad.

GSE tampoco se hace responsable por el tipo de información ingresada por cada Usuario en su cuenta ni por los resultados inadecuados si la misma se ingresó de manera inadecuada de acuerdo con los parámetros contables y fiscales aplicables a la materia en cada caso. Se da a entender que el Usuario, al usar los servicios de GSE, hará un uso sano y legal de todas las herramientas que se ponen a su disposición y esto exonera a GSE de cualquier uso indebido de su información por parte de cualquier usuario, entendiéndose por ello el usar información para evadir obligaciones tributarias, entre otras.

GSE no estará obligado a velar por la legalidad del contenido e información que los Usuarios alberguen en su cuenta a través de COLFACTURA, sin embargo, podrá tomar los correctivos en contra de información ilegal, cuando lo considere pertinente.

El Usuario se obliga a: (i) no causar daño físico, moral o mental a otros usuarios de COLFACTURA. (ii) no utilizar COLFACTURA con fines maliciosos o de mala voluntad, ni para beneficiarse en perjuicio de terceros y mucho menos del Estado entendiendo por éste, aquel que de acuerdo con la normatividad que le sea aplicable, sea quien deba recibir dinero por concepto de impuestos bajo cualquier denominación por el resultado de la operación mercantil del Usuario. (iii) no usar COLFACTURA con fines criminales o ilegales ni para sacar provecho o beneficio ilícito para sí o para terceros, bien sea remunerado o no, (iv) no publicar información que vulnere derechos de terceros, tales como derechos de propiedad intelectual, secretos industriales o cualquier otro que sea de propiedad de terceros y respecto de los cuales no se encuentre autorizado (v) publicar información  sensible que ya no es vigente o que pueda inducir a error a terceros o al Estado.

El Usuario manifiesta ser dueño de la información que ingresa en COLFACTURA y bajo ninguna circunstancia esta información pasará a ser propiedad de GSE y de manera inversa, esta última sociedad es la única dueña de COLFACTURA sobre la cual el usuario ingresa la información, sin que respecto de ésta se considera surtida transferencia alguna en razón del Contrato.

Si el Usuario da por terminado el Contrato tendrá la información a su alcance, pero en ningún momento GSE se obliga a entregar la misma en formato alguno ni a llevar a cabo ningún tipo de proceso de migración, ni mucho menos a efectuar un desarrollo para que la información pueda ser analizada, ingresada o digitalizada en cualquier otro software, pues sólo se ingresan datos, para su consulta y procesamiento en aras de su funcionamiento y uso.

Adicional a lo anterior, GSE no se responsabiliza por el mal diligenciamiento de un formulario o por la información que erróneamente suministre el Usuario al momento de realizar un trámite o de ingresar la información a COLFACTURA.

6.3. POLÍTICA COMUNICACIONAL

Al registrar su cuenta, el Usuario debe introducir un email y un teléfono de contacto, así como registrar todos aquellos datos que COLFACTURA le solicite a fin de determinar no solo su identificación, sino aquello que le permita a COLFACTURA procesar la información que el mismo usuario diligencie o ingrese. Al hacer esto, acepta recibir todos los correos y llamadas con información sobre el uso de COLFACTURA, información promocional u otro tipo de información procesada o enviada por GSE. Esta cláusula se interpretará sin detrimento de la autorización de tratamiento de información otorgada por el Usuario.

6.4. SEGURIDAD DE LA CUENTA

GSE vela por la seguridad de la contraseña que provea el Usuario a la hora de registrar una cuenta con GSE y garantiza que tomará las medidas que se encuentren a su alcance para que esta contraseña no sea vista por terceros, mas no puede arrogarse la responsabilidad de garantizar su confidencialidad. Por otro, GSE no se responsabiliza por el mal uso de la contraseña por parte del Usuario ni por el uso de contraseñas que sean fáciles de descifrar, asumiendo que siempre que se acceda al sistema, lo hace el Usuario directamente.

6.5. LIMITACIONES

El Usuario no podrá aplicar técnicas de ingeniería inversa, descompilar o desensamblar el software de COLFACTURA, ni realizar cualquier otra operación que tienda a descubrir el código fuente. Además, queda prohibida la separación de los componentes. GSE autoriza el uso del software como un producto único. Las partes que lo componen no se podrán separar para utilizarlas en más de aquellas unidades o estaciones de trabajo en las que lo instale el Usuario, ni hacer uso de ellas por separado.

6.6. SUSPENSIÓN O CIERRE DE LA CUENTA

GSE podrá terminar de manera unilateral la cuenta de un Usuario en los siguientes escenarios: (i) En caso de que el Usuario utilice los servicios prestados por GSE para fines contrarios a la ley, especialmente aquellos que contraríen derechos de propiedad intelectual de terceros, y especialmente, los derechos de GSE y de otros usuarios; (ii) En caso de que GSE encuentre que el Usuario está haciendo uso de su cuenta para la transmisión de programas malignos como virus, malwares, spywares, troyanos o similares, que puedan comprometer el debido funcionamiento de COLFACTURA o que perjudiquen a terceros; (iii) Cuando existan elementos que permitan inferir a GSE que el Usuario no cuenta con la edad mínima para contratar los Servicios, en los términos de lo dispuesto en los presentes Términos y Condiciones.

 

7.     OBLIGACIONES DE LAS PARTES

 

7.1. Obligaciones del Usuario

En virtud del Contrato, el Usuario se obliga a:

a. Contar con los equipos y elementos necesarios para el correcto funcionamiento de COLFACTURA.

b. Proveer todos los elementos y/o información requerida para acceder a COLFACTURA.

c. Realizar el registro y activación como facturador electrónico ante la DIAN.

d. Obtener la resolución con el rango de facturación electrónica.

e. Tener dentro de las actividades de su RUT, la relacionada con la modalidad de facturador electrónico.

f. Facilitar a GSE el acceso a la información, instalaciones, recursos físicos, humanos y de logística que sean necesarios para el cumplimiento y ejecución del Contrato.

g. Cumplir con los requerimientos técnicos para que COLFACTURA opere eficazmente. El Usuario acepta que conoce y que GSE le informó dichos requerimientos, que se enuncian a continuación:

 

CARACTERÍSTICA ESPECIFICACIÓN TÉCNICA
Modo de acceso Interfaz web front’
Navegadores soportados Mozilla Firefox, Chrome, Safari
Conectividad Buena capacidad de ancho de banda
Acceso Web, con Usuario/Contraseña
Bloqueo de Sesión Se bloquea la sesión al tercer intento de acceso con contraseña incorrecta. luego de 5 minutos la plataforma activará nuevamente el acceso
Cierre de sesión automática Se inactiva la sesión después de 5 minutos de inactividad dentro de la plataforma
Nivel de seguridad

La contraseña debe cumplir las siguientes condiciones:
Mínimo 8 caracteres que deben contener:

  • una letra mayúscula
  • una letra minúscula
  •  un número
Certificado Digital Uso exclusivo de la plataforma
Incluye certificado digital para firma de documentos electrónicos a través de la plataforma.

 

h. Hacer buen uso de la información, los documentos y demás elementos que GSE le suministre para el desarrollo del Contrato, conservando la obligación de reserva y confidencialidad de la información.

i. Leer los manuales y consultar los video tutoriales puestos a disposición por GSE, para el uso correcto de COLFACTURA. GSE le recomienda a los Usuarios que asistan a las capacitaciones virtuales que GSE organice.

j. Suministrar de manera completa, veraz y oportuna la información requerida por GSE para la ejecución del Contrato; el Usuario deberá enviar a tiempo la información solicitada y requerida para poder proceder con la activación oportuna del servicio, entre otras: Registrar a GSE como su proveedor tecnológico de facturación electrónica en la plataforma de habilitación de la DIAN, suministrar el identificador del set de pruebas, asociar a GSE los prefijos de numeración de facturación.

k. Informar oportunamente cualquier circunstancia que pueda alterar la ejecución del Contrato.

l. Dar respuesta a las solicitudes de GSE, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la solicitud.

m. Atender las instrucciones de GSE para la utilización de COLFACTURA en sus manuales de usuario y video tutoriales.

n. Pagar a GSE oportunamente los valores en la forma y plazo estipulado para ello.

o. Garantizar que la información entregada como NIT de clientes, razones sociales, impuestos aplicados, descuentos y demás información que sea entregada o ingresada a COLFACTURA cumple con las normas vigentes para la expedición de una factura electrónica, nota débito y nota crédito.

p. Contar con mecanismos alternativos para facturar y recibir la facturación en eventos de inconvenientes técnicos y situaciones especiales con los sistemas del obligado a facturar electrónicamente o sus proveedores tecnológicos, en los términos del Artículo 11 de la Resolución 019 del 24 de febrero de 2016 emitida por la DIAN.

q. Utilizar la contraseña debidamente y guardarla de forma confidencial, para que no pueda ser utilizada por personas sin autorización. GSE no será responsable por la utilización indebida de la contraseña

r. Obtener y mantener todo el hardware, el software y el equipo de comunicaciones (canal de internet mínimo de 1000 k) necesarios para acceder al servicio.

s. Responsabilizarse por la cantidad y calidad de la información digitada en COLFACTURA y la suministrada a GSE.

t. Mantener la confidencialidad de sus claves y cuentas de acceso a COLFACTURA; por lo tanto, es plenamente responsable de todas las actividades que se realicen en su cuenta de acceso.

u. Informar inmediatamente a GSE de cualquier uso no autorizado de su cuenta y de cualquier otro problema de seguridad.

v. Respetar los derechos de autor, evitar el acceso no autorizado a redes, computadoras o información de terceros, evitar la distribución de virus y en general evitar el uso indebido de sus cuentas de acceso a COLFACTURA, absteniéndose de copiar, duplicar o reproducir, bajo ninguna excusa y por cualquier sistema o forma el software objeto del presente Contrato y documentación y/o material que hace parte del mismo.

w. Conocer y respetar la normatividad colombiana referente a Facturación Electrónica, así como las demás normas que las modifiquen, sustituyan y complementen;

x. Mantener indemne a GSE de cualquier demanda o reclamación laboral, tributaria o de cualquier otro tipo, que surja del desarrollo de actividades realizadas por el Usuario.

y. Cumplir con las demás obligaciones que puedan surgir en virtud de la ejecución del Contrato, así como las establecidas en la ley.

z. Actuar de buena fe.

aa. Cumplir o atender los requerimientos de información de los organismos de control, especialmente del ONAC.

bb. Cumplir con lo establecido en la Declaración de prácticas de certificación la cual se encuentra en https://www.gse.com.co/documentos/calidad/Declaracion%20de%20Practicas%20de%20certificacion.pdf

cc. Asegurar que su rol dentro de la relación contractual y/o comercial se desarrollará dentro de una postura imparcial.

dd. No utilizar COLFACTURA para ningún propósito ilegal o prohibido en la legislación colombiana o en los presentes Términos y Condiciones. Así mismo, deberá dar un uso responsable y cuidadoso de COLFACTURA y sus servicios, de tal manera que no genere daños que puedan deshabilitar, sobrecargar, deteriorar o interferir con el uso y disfrute por parte de terceros de COLFACTURA.

ee. No utilizar COLFACTURA para transmitir, almacenar, divulgar promover o distribuir datos o contenidos que sean portadores de virus o cualquier otro código informático, archivos o programas diseñados para interrumpir, destruir o perjudicar el funcionamiento de cualquier programa o equipo informático o de telecomunicaciones.

ff. Hacer uso adecuado de COLFACTURA y no utilizar software especializado o herramientas maliciosas para intentar acceder a contenidos e información no autorizada o afectar el funcionamiento de esta.

gg. Ejecutar con periodicidad una verificación del equipo de cómputo en el cual accede a COLFACTURA.

hh. Reportar anomalías en la transmisión de facturas electrónicas en la DIAN.

ii. Es responsabilidad exclusiva del usuario la adecuada parametrización de los valores de los impuestos, IVA, descuentos y demás configuraciones del aplicativo COLFACTURA.

7.2 Obligaciones de GSE

En virtud del Contrato, GSE se obliga a:

a. Permitir el acceso a la plataforma de facturación electrónica COLFACTURA durante el tiempo en que el Usuario tenga contratado el servicio y la suscripción anual se encuentre activa.

b. Prestar los servicios de soporte de conformidad con lo dispuesto en los presentes Términos y Condiciones.

c. Poner a disposición del Usuario el material necesario como manuales de usuario, video tutoriales y capacitaciones virtuales para atender dudas y preguntas sobre el funcionamiento de COLFACTURA.

d. Asegurar que su rol dentro de la relación contractual y/o comercial se desarrollará dentro de una postura imparcial.

e. Otorgar garantía de funcionamiento sobre COLFACTURA.

f. Las demás que se deriven del Contrato y de la Ley.

 

8.     VALOR Y FORMA DE PAGO

 

El Usuario pagará a GSE como contraprestación por el licenciamiento de uso COLFACTURA, un valor que será calculado teniendo en cuenta el número de documentos electrónicos adquiridos por el Usuario de acuerdo con los Planes y tarifas publicadas en la página web (www.colfactura.com).

El valor de la contraprestación comprende la suscripción a COLFACTURA y la emisión de un número determinado de documentos electrónicos (facturas electrónicas, notas crédito y notas debito electrónicas). El Usuario deberá mantener vigente la suscripción a COLFACTURA, la cual le permite el uso de dicha plataforma y la emisión de un volumen de documentos electrónicos.

El Usuario podrá adquirir las recargas que requiera desde la plataforma Web para adquirir nuevos paquetes de documentos electrónicos, sin embargo, para hacer uso de estas recargas debe tener habilitada la suscripción de COLFACTURA.

La duración del Plan inicia desde la fecha de activación o salida a producción de la cuenta del Usuario en COLFACTURA.

El Usuario acepta expresamente que GSE podrá modificar los precios y tarifas establecidas, sin previo aviso ni notificación directa al Usuario. En caso de modificación de estas tarifas y precios establecidos, GSE publicará en su página web los nuevos precios y tarifas, manteniéndolos vigente y actualizada esta información, obligándose el Usuario a consultar periódicamente la página web de GSE (www.colfactura.com), para su respectivo conocimiento. La modificación de los precios, tarifas y Planes únicamente aplicará para los nuevos Planes y recargas adquiridas por los Usuarios, pero no para las suscripciones que se encuentren vigentes.

El acompañamiento virtual que requiera el Usuario, la creación de plantillas, la creación de formatos de impresión, y las modificaciones de nombre en sus facturas o documentos serán facturables y cobrados de manera adicional.

8.1. FORMA DE PAGO:

El valor de los Planes adquiridos por el Usuario debe ser pagado de manera anticipada y en un solo pago, a través de los medios de pago dispuestos en la plataforma web www.colfactura.com

El valor prepagado de los documentos electrónicos se irá consumiendo desde el mismo momento de las pruebas para implementación, hasta completar la cantidad de documentos electrónicos que el Usuario haya adquirido o hasta que se haya vencido el plazo de uso de la licencia de COLFACTURA.

GSE remitirá la factura por el valor del Plan contratado al Usuario, la cual se entiende aceptada si no es devuelta u objetada por el Usuario dentro de los tres (3) días siguientes a su recibo, y de todas maneras, se entiende aceptada si el Usuario realiza el pago.

8.2. MEDIOS DE PAGO:

GSE ofrece los medios de pago que se reseñan en su página web. Sin embargo, para acceder a GSE a través de algunos de estos sistemas de pago, puede ser necesario registrar por parte del Usuario alguna información, como por ejemplo un número de cuenta o tarjeta de crédito expedida por parte de una entidad financiera o que se encuentre vigente, para poder realizar el cobro. Si existen retenciones de cualquier tipo estas tendrán que ser asumidas por el Usuario.

GSE da por hecho que la información de la tarjeta de crédito ingresada para crear una cuenta es conocida por el titular de la cuenta y de la tarjeta de crédito, por lo tanto, GSE no se hace responsable por el uso inadecuado de tarjetas de crédito al momento de esta ser usada para registrar una cuenta, entendiéndose como uso irresponsable, la falsificación y suplantación de la identidad del titular la cuenta.

GSE, por lo tanto, se abstiene de llevar a cabo todo tipo de actos tendientes a llevar a cabo la verificación de los datos personales del Usuario para confrontarlos con los registrados en su tarjeta de crédito pues asume que quien brinde los mismos es su propio titular y por ello conoce datos a los que no tiene acceso cualquier persona, además de no tener bases de datos con las cuales confrontar tal información.

No obstante lo anterior, el Usuario autoriza a GSE a llevar a cabo cualquier verificación o consulta de los datos suyos en cualquier base de datos, centrales de información y riesgo y cualquier otra fuente de información que le brinde historia sobre la forma en la que atiende sus compromisos financieros y crediticios, tanto en el ámbito nacional como en el internacional.

El Usuario afirma bajo la gravedad de juramento, que no está incluido en la Lista Clinton y que sus ingresos no tienen relación con ningún tipo de actos de aquellos que la legislación colombiana e internacional determinan para el lavado de activos, narcotráfico, terrorismo ni otro delito y que son adquiridos de manera lícita.

PARÁGRAFO PRIMERO: La totalidad del número documentos del Plan adquirido deben emitirse y utilizarse durante la vigencia del Contrato, en consecuencia, GSE no hará ningún tipo de reembolso al Usuario por las consultas pagadas y no realizadas, incluso si la terminación del Contrato es anticipada. El Usuario no solicitará ningún reembolso o un plazo adicional para su consumo, ya que el Usuario no podrá excusarse con el pretexto de no estar usando COLFACTURA o no haber emitido documentos electrónicos, ya que las tarifas de los Planes se basan en los servicios adquiridos por el tiempo contratado y no en el uso real.

PARÁGRAFO SEGUNDO: El Usuario tendrá la facultad unilateral de ejercer el derecho a retractarse de la compra de los servicios prestados por GSE S.A., dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes, contados a partir de la celebración del contrato, para este caso la aceptación de los términos y condiciones, de acuerdo con lo establecido en artículo 47 de la Ley 1480 de 2011 (Estatuto de protección al consumidor). Luego de transcurrido este término no habrá lugar al retracto ni a la devolución de dineros. El Usuario no tendrá la facultad de retractarse de la compra si accedió y utilizó la Plataforma COLFACTURA.

 

9.     DURACIÓN

 

El Contrato tendrá una duración dependiendo del Plan adquirido por el Usuario, contado a partir de la fecha de activación de la cuenta de este último en COLFACTURA hasta su fecha de expiración que es de un (1) año.

El Contrato se renovará automáticamente, salvo manifestación expresa y escrito de alguna de las partes con antelación a un mes al vencimiento del contrato o de cualquiera de sus prorrogas. La renovación del contrato se hará por períodos sucesivos e iguales de un (1) año, siempre y cuando el Usuario realice la suscripción anual de COLFACTURA y realice nuevamente el pago del Plan, de acuerdo con las tarifas vigentes en la fecha de realización de la compra.

 

10.   AUTORIZACIÓN Y UTILIZACIÓN DE LA FIRMA DIGITAL

 

Con el fin de garantizar autenticidad e integridad de la factura electrónica desde su expedición hasta su conservación, de acuerdo con la Ley 962 de 2005 en concordancia con la ley 527 de 1999, el Decreto 2364 de 2012, el Decreto 333 de 2014, la Resolución 0042 de 2020 y las normas que los modifiquen, adicione o sustituya, y de acuerdo con la política de firma que establezca la DIAN, con la firma del presente Contrato, el Usuario autoriza expresamente a GSE, como su proveedor tecnológico, para que incluya su firma digital, como elemento tecnológico para el control fiscal, en todas las facturas electrónicas que se emitan o generen en virtud del objeto del presente contrato, de acuerdo a lo consagrado en el artículo tercero (3ro), literal (d) del Decreto 2242 del 2015.

Si la DIAN modifica sus políticas y establece que la firma digital a utilizar en las facturas o documentos electrónicos que se emitan o generen en virtud del objeto del presente contrato deba ser obligatoriamente la del Usuario, este deberá gestionar y adquirir su firma digital con GSE.

PARÁGRAFO PRIMERO: Los servicios de certificación digital se prestarán de acuerdo con lo establecido en los “Términos y Condiciones” que se encuentran publicados en el siguiente link: https://gse.com.co/terminos-y-condiciones/, los cuales hacen parte integral del presente contrato, y son aceptados por el Usuario.

PARÁGRAFO SEGUNDO: Los servicios de certificación digital prestados por GSE, se ejecutan o se llevan a cabo de acuerdo a la “Declaración de Prácticas de Certificación”, así como a las “Políticas de Certificado para Certificados Digitales” y a la “Política de Protección de Datos Personales”, documentos y políticas que en todo caso GSE está en la obligación de llevar de acuerdo a su calidad de entidad de certificación digital, y que el Usuario declara conocer previo a la firma del presente contrato, aceptando el contenido de las mismas.

 

11.   PROPIEDAD INTELECTUAL

 

Las partes reconocen y aceptan que los derechos de Propiedad Intelectual, la cual comprende tanto a la Propiedad Industrial como Derechos de Autor, de los servicios que sean provistos en virtud del Contrato, y especialmente de la plataforma COLFACTURA, son de GSE o que este se encuentra autorizado para utilizarlos por su titular. Por lo tanto, el Usuario se compromete a no utilizarlos o explotarlos por fuera de los términos del Contrato, así como a respetarlos, de conformidad con lo establecido en la Política de Protección de Propiedad Intelectual de GSE.

El Usuario no obtendrá derecho alguno, de ningún tipo, sobre la información, ni tampoco ningún derecho de utilizarla, excepto por la autorización que GSE le otorga con ocasión del presente Contrato. La divulgación de la información confidencial no implica el licenciamiento de derecho de patentes o derecho de autor o ningún otro derecho por parte de sus titulares, que no sean los establecidos aquí.

Se entiende que los derechos de autor de la plataforma de facturación electrónica COLFACTURA están en cabeza de GSE S.A. Ninguno de los elementos contenidos en el presente Contrato podrá nunca entenderse como una cesión total ni parcial sobre los derechos patrimoniales de GSE sobre COLFACTURA. En ese sentido, el Usuario se obliga a respetar estos derechos de autor y cualquier otro derecho de propiedad industrial de los que pueda ser titular GSE, lo que implica no usar indebidamente la marca, signos distintivos, invenciones, ni COLFACTURA.

El uso sobre los derechos de los cuales sea titular GSE debe limitarse exclusivamente a los que son autorizados por medio del presente Contrato y cualquier uso contrario se considerará una violación a los derechos de propiedad intelectual de GSE, lo que le dará la facultad de iniciar la defensa de sus derechos por cualquier medio legal e incluso la reclamación para que sea indemnizado en caso de existir algún perjuicio con la violación.

Ninguna persona diferente al personal de GSE, o expresamente autorizado por éste, podrá realizar modificaciones a COLFACTURA o cualquiera de sus componentes. Por esta razón, GSE no asume ninguna responsabilidad por cambios o alteraciones hechas a COLFACTURA por personas ajenas a él o no autorizadas por él.

PARÁGRAFO PRIMERO: Para todos los efectos legales se aplicará lo dispuesto en el Código de Comercio, la Ley 23 de 1982, la Decisión 351 de 1993 y la Decisión 486 de 2000, junto con las normas conexas y complementarias en materia de Propiedad Intelectual.

PARÁGRAFO SEGUNDO: En caso de que, existiere durante el desarrollo del presente Contrato o con posterioridad a la vigencia de este, violación a lo señalado en la presente cláusula, el Usuario queda obligado a cancelar a favor de GSE, sin requerimiento alguno y solo con la comprobación del incumplimiento de la mencionada obligación, los daños y perjuicios que ocasionare tal violación. Sin perjuicio de lo anterior, si algún empleado o contratista del Usuario incumpliere la obligación antes mencionada, la misma sanción le será aplicada al Usuario, quien, de igual manera, deberá responder por los daños y perjuicios causados a GSE.

 

12.   CONFIDENCIALIDAD

 

Las partes quedan obligadas a mantener reserva sobre cualquier información documental o verbal que conozcan o lleguen a conocer con ocasión de la ejecución del Contrato y que se haya determinado que es confidencial, así como cualquier información verbal o documento que conozcan o lleguen a conocer respecto de la otra parte. En consecuencia, las partes se comprometen a no usar la Información Confidencial ni a divulgarla a terceros. Ninguna de las partes podrá entregar Información Confidencial a ningún tercero sin el consentimiento previo y escrito de la otra parte. Aquellos documentos, programas, bases de datos, tecnología y demás operaciones inherentes a la actividad de GSE, a los cuales pueda tener acceso directo o indirectamente el Usuario y que GSE haya señalado expresamente como confidenciales, constituyen información confidencial de propiedad exclusiva de GSE, que conlleva Secretos Empresariales de propiedad intelectual protegidos por la Ley 23 de 1982,  Ley  44  de  1993  y  la  Decisión  344  y  351  del  Acuerdo de Cartagena sobre derechos de autor y propiedad industrial, y todas aquellas normas que la adicionen, modifiquen o sustituyan. La información mencionada anteriormente será utilizada exclusivamente para el desarrollo del objeto del Contrato.

Así mismo, las partes utilizarán los medios necesarios para que sus empleados guarden debida reserva sobre tales informaciones, y garantizará que solamente el personal que se encuentre directamente relacionado con la prestación de los servicios, tenga conocimiento de la información de propiedad de la otra parte.

El incumplimiento de las obligaciones consagradas en esta cláusula se considera como incumplimiento grave del contrato, pudiendo cualquiera de las partes terminar en forma anticipada el contrato celebrado, sin perjuicio de las reclamaciones a que tenga derecho el afectado.

 

13.   CAUSALES DE TERMINACIÓN

 

El Contrato se podrá terminar por las partes por las siguientes causas:

a. Vencimiento del término pactado sin que hubiese prorroga.

b. Si el Usuario no renueva la suscripción anual de COLFACTURA.

c. Mutuo acuerdo entre las partes.

d. Por el incumplimiento de alguna de las obligaciones estipuladas de las partes, salvo que la causal que da origen ha dicho incumplimiento no sea atribuible a la otra parte.

e. Por la insolvencia de alguna de las partes.

f. La iniciación del trámite de liquidación obligatoria, concordato o reestructuración de cualquiera de las partes.

g. Violación a la confidencialidad de la información.

h, Las demás causales consagradas en el Contrato y las previstas por la ley.

 

14.   VISIBILIDAD DE MARCA O LOGO

 

El Usuario autoriza de manera expresa a GSE para que pueda incluir su marca o logo en material publicitario que contengan los servicios ofrecidos por GSE, y solo cuando sea necesario o útil hacer visible la marca como referencia a clientes que han utilizado o que utilizan los servicios ofrecidos por GSE. Se entiende que esta autorización se aplica únicamente para incluir la marca o logo en piezas publicitarias de GSE y en ofertas de servicios a potenciales clientes, por lo cual GSE no podrá en ningún caso hacer uso distinto al autorizado.

 

15.   GARANTÍA DE COLFACTURA

 

GSE otorga una garantía de funcionamiento sobre COLFACTURA, que da derecho al Usuario a la corrección de errores e inconvenientes que se presenten con relación al software licenciado. Por defectos se entenderán todos los errores y fallos reproducibles posibles que se den en COLFACTURA y todos los fallos sustanciales de COLFACTURA para funcionar de la manera descrita en la documentación correspondiente y que no tengan que ver con circunstancias externas al software o al manejo del Usuario. En estos casos el Usuario comunicará inmediatamente a GSE la existencia de un error, junto con toda la información del diagnóstico, entorno operativo y demás que resulte relevante relacionada con el error, a fin de permitir a GSE identificar, aislar y reproducir el error para su corrección.

En el evento en que GSE no pueda temporalmente prestar los servicios contemplados en el presente documento por motivo de la intervención de un evento constitutivo de caso fortuito o fuerza mayor, entendiéndose por caso fortuito todo evento imprevisible e irresistible ajeno a la esfera de actividad de la parte deudora incumplida, GSE notificará al Usuario el plazo de tiempo estimado de reanudación de los Servicios.

PARÁGRAFO PRIMERO: Para la efectividad de la garantía el Usuario deberá cumplir con las siguientes condiciones:

a. No alterar ni ingresar a COLFACTURA, por medios diferentes a los propios del software o a los realizados directamente por GSE, ni dañar ni alterar sus archivos de datos.

b. Mantener en buen estado de funcionamiento el equipo de cómputo (hardware) en el que se instale COLFACTURA, y dar buen uso al mismo, para evitar daños de COLFACTURA o de los archivos de datos en caso contrario.

c. Permitir al personal de GSE la realización de las actividades propias de los servicios de seguimiento, mantenimiento o garantía, aun si es necesario suspendiendo temporalmente el uso de COLFACTURA.

d. Mantenerse en la última versión de COLFACTURA, ofrecida por GSE.

e. Mantener copias de seguridad permanente y actualizada de los archivos de datos digitados y producidos por COLFACTURA.

f. No violar los derechos de autor sobre COLFACTURA o sobre los sistemas operativos necesarios para su uso.

En caso de incumplimiento total o parcial de lo aquí previsto, GSE puede dar por terminada la garantía y no estará obligado a prestar ningún servicio.

PARÁGARFO SEGUNDO: GSE garantiza únicamente la idoneidad y calidad de COLFACTURA, ya que no son objeto de la responsabilidad de GSE ni la parametrización, ni el manejo, administración, interpretación, uso o aseguramiento de la información, ni los back ups, ni la administración de claves de usuarios, ni los sistemas operativos, ni la red, ni las aplicaciones o el(los) software desarrollado(s) por terceros que puedan interactuar o no con COLFACTURA, ni las bases de datos, ni el hardware, ni en general los equipos o software del Usuario, ya que son de la responsabilidad exclusiva del Usuario. El Usuario dispone de herramientas y funcionalidades de COLFACTURA que debe usar o administrar bajo sus propios criterios, sin hacer responsable a GSE por el uso, el no uso, o el abuso que les den sus propios usuarios a aquellas o a la información almacenada en COLFACTURA.

PARÁGRAFO TERCERO: El acceso y navegación en COLFACTURA supone conocer los presentes Términos y Condiciones. GSE realiza los máximos esfuerzos para que el acceso y navegación en COLFACTURA se desarrollen en las mejores condiciones, evitando perjuicios de cualquier tipo que pudieran ocasionarse durante los mismos.

GSE no garantiza que el acceso a COLFACTURA sea ininterrumpido o que esté libre de error, puesto que se pueden presentar fallas en rendimiento, omisiones, interrupciones de servicio, defectos, demoras en la transmisión o fallas en los sistemas de conexión.

GSE no será responsable por la afectación que pueda generarse en el servicio debido a fallas producidas en la plataforma de la DIAN, tampoco por los retrasos o demoras en la resolución de incidentes que requieran de una respuesta por parte de la entidad.

GSE no será responsable por errores u omisiones de información que se carguen a COLFACTURA por parte del Usuario, quien acepta que obrará con el debido cuidado y se hará responsable de las consecuencias y trámites derivados de estas situaciones. GSE no garantiza en caso alguno la veracidad, vigencia o autenticidad de los datos que el Usuario ingresa a COLFACTURA.

El Usuario acepta que seguirá la recomendación de cerrar la sesión en la aplicación y cerrar la ventana de su navegador cuando termine su actividad, más aún si comparte su equipo de cómputo con alguien o utiliza uno en un lugar público que preste servicios de acceso a internet.

 

16.   SOPORTE TÉCNICO

 

16.1. Compromiso del Servicio

GSE se compromete a tener disponible los servicios de COLFACTURA un 96% del tiempo. La suspensión de los servicios que pueda presentarse a raíz de una ventana de mantenimiento o caída del proveedor de infraestructura en la nube no será tomada en cuenta como tiempo de no-disponibilidad de los servicios.

16.2. Servicio y Soporte al Usuario

GSE cuenta con un Datacenter con robustas medidas de seguridad, accesibilidad y un sistema de monitoreo constante. El acceso a los servidores está configurado con altas medidas restrictivas y sólo al personal estrictamente autorizado para tal fin.

16.3. Soporte y Asistencia

GSE prestará al Usuario servicios de soporte técnico a través de los siguientes medios de comunicación disponibles:

a. Chat en línea: Desde la plataforma COLFACTURA y desde el Portal de Soporte y Servicio al Cliente, el usuario tiene a su disposición un Chat Línea.

b. Correo Electrónico: Tendrá a disposición el correo electrónico soporte.colfactura@colfactura.com donde el usuario podrá reportar todos los incidentes, novedades, solicitudes o requerimientos. El mismo generará un ticket con el que podrá hacer el seguimiento al caso reportado.

c. Línea Telefónica: El usuario que puede hacer uso de la línea telefónica exclusiva para el soporte de COLFACTURA, la cual se encuentra publicada desde la página web www.colfactura.com , siempre y cuando se encuentre registrado como adquiriente de soporte avanzado telefónico pago.

16.4. Esquemas de soporte y horarios de atención

Para garantizar el óptimo funcionamiento de COLFACTURA, se encuentra incluido en el Servicio de Soporte y Mantenimiento, destinado a proporcionar la asistencia necesaria para resolución de incidentes que se generen en la operación. El Usuario podrá efectuar solicitudes de servicios, realizar sugerencias, presentar quejas y/o reclamos y reportar no conformidades del producto.

Por cada evento de soporte técnico reportado por el Usuario, se levantará un caso de control, mismo que el Usuario deberá cerrar una vez que su asunto haya sido resuelto. Los esquemas de soporte y sus características se presentan a continuación:

 

Descripción Esquema de Atención
Horario de Atención

Lunes a viernes de 07:00 am a 07:00 pm

Sábados Domingos y Festivos de 08:00 am a 06:00 pm

Soporte Telefónico NO INCLUIDO
Condiciones del soporte

Reportes recibidos al finalizar el horario de atención diario o semanal, serán gestionados en el siguiente día y de conformidad con el orden de llegada de los

mensajes y prioridad del caso.

 

16.5. Tiempos de respuesta

El Usuario tendrá derecho a un Soporte con los siguientes tiempos de respuesta proyectados:

 

Clasificación Prioridad Tiempo de Atención * Tiempo de Resolución *
Reporte de un Problema Urgente 1 hora 4 horas, o según plan de trabajo acordado con EL CLIENTE.
Alto 2 horas 16 horas, o según plan de trabajo acordado con EL CLIENTE.
Pregunta o Solicitud Medio y Bajo 3 horas 48 horas o según plan de trabajo acordado con EL CLIENTE.

 

Los tiempos de respuesta no incluyen las horas en que se espera información o respuesta por parte del Usuario.

16.6. Clasificación de la solicitud

Las solicitudes se clasifican de acuerdo con la naturaleza que los origina, como sigue:

 

Tipo de Solicitud Descripción
Pregunta ● Pregunta sobre alguna característica en el funcionamiento actual del sistema.
● Pregunta sobre la ley de facturación electrónica
Solicitud

● Solicitud de alguna configuración especial que no puede ser realizada directamente por el cliente

● Solicitud de cambio, mejora o nueva característica en el funcionamiento actual del sistema. De acuerdo con la naturaleza y origen del cambio se maneja como caso de soporte o como un nuevo requerimiento de desarrollo.

Reportar un Problema

● Error que se está percibiendo en la ejecución del software y que impide su correcto funcionamiento.

● Falla o evento de no disponibilidad del sistema.

 

16.7. Prioridad

De acuerdo con la categoría de prioridades definidas por GSE, a continuación, se describen las opciones disponibles:

 

Prioridad Descripción
Urgente La plataforma no está operando. El comportamiento de esta de una u otra manera detiene misión principal de la misma y no hay una solución alterna que aplicar. Entiéndase por solución alterna algún procedimiento de tipo manual o procedimental que permita continuar con la operación y no genera congestión.
Alta La plataforma se encuentra operacional, pero seriamente afectada. Es importante resolver a la mayor brevedad.
Media

Problema o pregunta, camino alterno aceptable.

Es importante pero no necesariamente cubre una emergencia.

Baja

Requerimiento de información.

Puede esperar a que se realicen las tareas de prioridad mayor.

 

16.8. Escalamiento

El escalamiento está diseñado principalmente para soportes que afectan directamente el producto e impiden el normal funcionamiento de la prestación del servicio. GSE cuenta con tres (3) niveles de Escalamiento de casos para dar solución al Usuario de acuerdo con lo establecido dentro de los tiempos de respuesta presentados para los distintos tipos de requerimientos del Usuario.

 

17.   VENTANAS DE MANTENIMIENTO

 

GSE, en su continúo mejoramiento de productos y servicios, se reserva el derecho de abrir “ventanas de mantenimiento” que permitirán actualizar hardware o software que directa o indirectamente afectan la disponibilidad de prestación del servicio y de COLFACTURA. Para éstas “ventanas de mantenimiento”, GSE notificará al Usuario con aviso previo de al menos un (6) horas de anticipación. Este mantenimiento será efectuado de lunes a domingo después de 6:00 pm, o podrá programarse para un horario diferente siempre y cuando se avise oportunamente al Usuario.

Así mismo, GSE tendrá derecho a realizar servicios de mantenimiento de emergencia o no programados, con aviso previo de al menos tres (3) horas de anticipación, mismos que serán efectuados en los días en que sean requeridos y siempre y cuando no puedan ser aplazados y ejecutados como mantenimientos programados.

La notificación del mantenimiento será proporcionada al Usuario al e-mail que suministró en el momento del registro. GSE será liberado de sus obligaciones de contactar al Usuario si los datos de su contacto están desactualizados o son inexactos como consecuencia de una acción u omisión del Usuario.

El Usuario puede acceder a actualizaciones de COLFACTURA por nuevas versiones o ajustes a las mismas en cuanto apliquen y no afecten la arquitectura del software, o a mejoras de acuerdo a la decisión y criterio de GSE, esto si el Usuario se encuentra al día en el pago. GSE recibirá las sugerencias de mejoras sobre COLFACTURA presentadas por el Usuario, sin embargo, GSE no está obligado a incorporarlas, como tampoco se obliga a incorporar todas las modificaciones que puedan surgir por cambios de la legislación aplicable.

GSE liberará las versiones actualizadas que llegue a desarrollar, en el sitio web: www.colfactura.com o mediante el uso de los mecanismos que GSE determine para el efecto. Es entendido que dichas versiones obedecen a la discrecionalidad de GSE y, por lo tanto, GSE no tiene obligación alguna respecto de desarrollos adicionales o liberación de nuevas versiones de COFLACTURA. Las versiones actualizadas de COLFACTURA deberán ser descargadas por el Usuario siendo esta su exclusiva responsabilidad.

 

18.   TERRITORIALIDAD

 

El licenciamiento no exclusivo y temporal del uso de COLFACTURA se otorga de manera exclusiva para el territorio COLOMBIANO, en caso de que el Usuario de uso de COLFACTURA por fuera del territorio colombiano, se requerirá una ampliación especial y adicional, por la cual el Usuario deberá pagar un valor adicional.

 

19.   INDEPENDENCIA

 

GSE actuará por su cuenta, con autonomía e independencia y sin que exista relación laboral, ni subordinación con el Usuario. Sus derechos se limitarán por la naturaleza del Contrato, a exigir el cumplimiento de las obligaciones del Usuario y el pago oportuno del valor de los servicios prestados. Las partes son entidades independientes, girando cada una bajo su propio riesgo.  Ni este Contrato ni ninguna de las acciones de las partes, en el cumplimiento de las obligaciones aquí establecidas o alguna omisión, serán interpretadas de manera de crear o imponer una asociación, sociedad o mandato entre las partes. Cada parte será única responsable de las obligaciones legales y/o convencionales que asuma respecto de sus empleados, contratistas y/o subcontratistas y/o personas que presten servicios para los mismos y/o terceros.

 

20.   RESPONSABILIDAD

 

El servicio será ofrecido de conformidad con las posibilidades que ofrece COLFACTURA, el cual declara conocer y aceptar en toda su integridad el Usuario. En consecuencia, GSE queda eximido de responder por las consecuencias o daños directos o indirectos (incluyendo pérdida de utilidades o de oportunidades de negocio), errores u otros agentes nocivos que puedan afectar el servicio. Las obligaciones que en virtud del presente contrato asume GSE serán siempre de medio y no de resultado. GSE no asume responsabilidad que el servicio o que COLFACTURA sea ininterrumpido o libre de errores, ni tampoco por fallas en telecomunicaciones, internet, comunicaciones electrónicas, corrupción de archivos, pérdida o robo de datos, virus, spyware; entre otras cosas, porque el funcionamiento y la disponibilidad de los sistemas utilizados para acceder al software o al servicio, pueden ser impredecibles y pueden interferir ocasionalmente o impedir el acceso a los productos o servicios. Las partes deben contar con planes de contingencia, en el caso que un evento severo afecte COLFACTURA o ponga en peligro la continuidad de sus operaciones, garantizando la prestación de servicios por parte de GSE, o el servidor y back up de respaldo de El Software y el uso de la información contenida dentro del mismo, por parte del Usuario.

 

21.   IMPARCIALIDAD Y CONFLICTO DE INTERÉS

 

Las partes se comprometen a implementar las metodologías pertinentes que permitan asegurar la mitigación de actos que deriven en posibles conflictos de interés, así mismo asegurar la implementación de buenas prácticas que permitan mantener la imparcialidad en la ejecución de las actividades misionales y operacionales de cada una de las partes.

Así mismo, las partes se comprometen en denunciar cualquier tipo de conflicto de interés sobreviniente en la ejecución del Contrato, así como comunicar cualquier tipo de actuación o situación en la que pueda verse comprometida la imparcialidad de GSE en cuanto su rol como entidad de certificación digital. De manera especial los contratantes deberán abstenerse de ofrecer o dar, dinero o cualquier objeto de valor, incluyendo, pero sin limitarse a: sobornos, regalos excesivos o entretenimiento, premios, contribuciones, donaciones, empleo u otras oportunidades para los funcionarios del Usuario o a sus parientes dentro del tercer grado de consanguinidad, segundo de afinidad y único civil, o cualquier otra conducta que una persona razonable pueda considerar como una dádiva, a cambio de que éste realice u omita cualquier acto en el ejercicio de sus funciones. En el supuesto de que se vea comprometida la imparcialidad de GSE en cuanto a su rol como entidad de certificación digital, por cualquier actuación o situación derivada de la ejecución del Contrato, GSE podrá dar por terminado el Contrato de manera inmediata, sin que haya lugar a indemnización de perjuicios.

 

22.   NOTIFICACIONES

 

Para todos los efectos relacionados con el Contrato, para las notificaciones y/o comunicaciones las partes acuerdan señalar como dirección la diligenciada por el Usuario en COLFACTURA al realizar su registro en la activación del plan adquirido.

 

23.   DIVISIBILIDAD

 

La invalidez e inexigibilidad de alguna o algunas de las disposiciones los presentes Términos y Condiciones no afectará la validez o exigibilidad de las demás disposiciones del mismo. En estos eventos las partes se obligan a negociar de buena fe un punto válido y legalmente exigible que tenga el mismo propósito o finalidad que el que adolece del vicio de invalidez o inexigibilidad, con el fin de sustituirlo.

 

24.   INDEMNIDAD

 

El Usuario mantendrá indemne a GSE de toda reclamación suya, de sus trabajadores y contratistas, de sus clientes o de terceros por cualquier acto, omisión o falla del Usuario.

 

25.   CESION

 

El Contrato se celebra en consideración a la naturaleza del Usuario, por lo tanto, no podrá ser cedido, vendido o transferido a cualquier título, sin la previa autorización expresa y por escrito de GSE, que con todo, no está obligado. COLFACTURA por ser un bien amparado por la ley de derechos de autor es para uso exclusivo del Usuario y tampoco será lícita su enajenación, transferencia, préstamo o cesión a cualquier título en favor de un tercero. GSE no tiene ninguna obligación con ninguna persona que no sea el Usuario y nada en este documento confiere, o pretende conferir, un beneficio a ninguna persona que no sea el Usuario. Si el Usuario o un tercero, con autorización de este, utiliza el software o los servicios, el Usuario es el único responsable del acceso que le brinde y del acceso de estos a la información o datos vinculados al software o al servicio.

 

26.   AUTORIZACIÓN TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

Mediante la celebración del Contrato, las partes asumen la obligación constitucional, legal y jurisprudencial de proteger los datos personales a los que acceda con ocasión de este Contrato. Por tanto, deberán adoptar las medidas que le permitan dar cumplimiento a lo dispuesto por la Ley 1581 de 2012 y su decreto reglamentario 1377 de 2013, compilados en el Decreto 1074 de 2015 y cualquier otra ley o norma que las modifique o sustituya. Consecuencia de esta obligación legal, entre otras, las partes deberán adoptar las medidas de seguridad de tipo lógico, administrativo y físico, acorde a la criticidad de la información personal a la que accede.

El Usuario, declara que cuenta con la autorización de los titulares para el tratamiento de los datos personales que suministrará para la correcta ejecución del Contrato, incluidos los relacionados con los clientes o proveedores.

El Usuario autoriza de forma libre, consciente, expresa e informada a GSE para recolectar, suministrar, transferir, transmitir, analizar, verificar y usar sus datos personales y/o empresariales, datos financieros, contables, y en general aquellos datos relacionados con el giro ordinario de su negocio, y aquellos suministrados en el proceso de registro y autenticación, así como aquellos recopilados durante la ejecución del Contrato, con las finalidades indicadas en la autorización de tratamiento de datos que otorgue durante el registro.

Como Titular de información, el usuario acepta y entiende el derecho que le asiste a conocer, actualizar y rectificar sus datos personales, solicitar prueba de la autorización otorgada para su tratamiento, ser informado sobre el uso que se ha dado a los mismos, presentar quejas ante la SIC, revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos en los casos en que sea procedente y acceder en forma gratuita a los mismos.

El Usuario se obliga a cumplir y respetar la Política de Protección Datos Personales de GSE.

 

27.   RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO SARLAFT

 

Las partes declaran que a la fecha de aceptación del presente documento, conocen lo dispuesto en el numeral 5) del capítulo X de la Circular Básica Jurídica expedida por la Superintendencia de Sociedades y declaran que de encontrarse en alguno de los supuestos de que tratan los literales A) al H) del mencionado numeral 5), han realizado el análisis de su exposición al riesgo de LA/FT y han establecido su propio sistema de autogestión de este riesgo, de conformidad con lo previsto en el numeral 4° de la citada Circular Básica Jurídica. En caso de no encontrarse en los supuestos de que trata el numeral 5) LAS PARTES declaran que han tenido en cuenta la recomendación prevista en el último párrafo del numeral 6° de la citada Circular.

De esta manera, la parte que incumpla lo aquí expresado responderá ante su Contraparte, indemnizándole por cualquier multa o perjuicio que le cause con ocasión de dicho incumplimiento. En consecuencia, cuando se presente cualquiera de las causales que se enumeran a continuación, la parte cumplida mediante comunicación motivada dirigida a la parte incumplida a su última dirección registrada, estará facultada para dar por terminado y liquidar unilateralmente el Contrato, procediendo de igual forma a dar por vencidas todas las obligaciones a cargo de la parte incumplida, por la sola ocurrencia de la respectiva causal.

Las causales que podrán generar la terminación y/o liquidación del presente contrato serán:

a. Reporte o coincidencia en la lista de Consejo de Seguridad de Naciones Unidas ONU y la denominada lista OFAC de cualquiera de las partes, sus administradores o socios, o empresas vinculadas en cualquiera de los eventos de los artículos 26, 27 y 28 de la Ley 222 de 1995, o las normas legales que determinen reglas sobre vinculación económica;

b. Denuncias o pliegos de cargos penales, fiscales, o disciplinarios, sobre incumplimientos o violaciones de normas relacionadas con el Lavado de Activos o Financiación al Terrorismo contra cualquiera de los mencionados en el literal anterior; y/o con fallo o sentencia en firme debidamente ejecutoriada;

c. Se encuentre vinculado en una investigación penal con formulación de acusación.

PARÁGRAFO: Las partes declaran que sus recursos no provienen de ninguna actividad ilícita contemplada en el Código Penal Colombiano o en cualquier otra norma que lo modifique o adicione. Por otro lado, declaran que ni ellas, ni sus gestores, accionistas, representantes o directivos, se encuentran incluidos dentro de alguna de las listas de personas sospechosas por lavado de activos y Financiación del Terrorismo o vínculos con el narcotráfico y terrorismo.

 

28.   ANTICORRUPCIÓN

 

Las partes declaran que conocen y cumplen, para todos los efectos, lo previsto en la Ley 1474 de 2011 y en las normas que deroguen, modifiquen o sustituyan la materia reglada por dicha ley. En consecuencia, las partes declaran incondicionalmente:

a. Que, cada uno de sus propietarios, directores, funcionarios, trabajadores y cualquier otra persona que actúe en su nombre, en relación con cualesquiera transacciones comerciales que las involucren en la República de Colombia, no han realizado, ofrecido, o prometido realizar, ni harán, ofrecerán o prometerán hacer o autorizar ningún pago u otra transferencia de cosa alguna de valor, incluyendo sin limitación, alguna parte de la remuneración o reembolsos que recibiría bajo el presente Contrato, regalo o entretenimiento alguno, directamente o indirectamente a: (i) ningún servidor público, sea empleado público o trabajador oficial (incluyendo pero sin limitarse a Alcaldes, Gobernadores, Secretarios de Despacho, directores, etc); (ii) ningún funcionario o trabajador de la otra Parte, incluyendo pero sin limitarse a Vicepresidentes, Directores, Gerentes, Líderes; (iii) ningún partido político, funcionario de un partido político o candidato para cargo político; (iv) un agente o intermediario para el pago de alguno de los anteriores; o (v) ninguna otra persona o entidad, para efectos de obtener o influir en acciones oficiales o decisiones o asegurar una ventaja indebida con el fin de obtener o retener negocios, o involucrarse en actos o transacciones que de otra forma violen o sean inconsistentes con los principios de cualquier legislación anticorrupción aplicable, incluyendo pero no limitado a leyes anticorrupción de la República de Colombia.

b. Que, cada una de sus filiales y sociedades vinculadas tiene y aplicará controles y procedimientos efectivos de divulgación; lleva y mantendrá libros, registros y cuentas adecuadas y precisas que, en detalle razonable, reflejen de forma exacta y justa cualesquiera y todos los pagos efectuados, los gastos incurridos y los activos que hayan sido objeto de disposición; y que tiene y mantendrá un sistema de controles contables internos que sea suficiente para asegurar la debida autorización, registro y elaboración de reportes de todas las transacciones y para prestar garantías razonables en el sentido que se prevendrán, detectarán e impedirán las violaciones de las leyes anticorrupción de las jurisdicciones aplicables.

c. Que, mediante la aceptación del presente documento, se entiende que las partes otorgan su consentimiento informado y, en consecuencia, autorizan a su Contraparte para comunicar a las autoridades nacionales sobre alguna cualquiera de las situaciones aquí descritas, así como a suministrar a las autoridades competentes, toda la información personal, pública, privada o semiprivada que ellas requieran. Así mismo, autorizan a su Contraparte para efectuar los reportes a las autoridades competentes, siempre en el marco de la legalidad de conformidad con las políticas y procedimientos relacionados con su sistema de prevención y/o administración del riesgo de lavado de activos y financiamiento del terrorismo, exonerándola de toda responsabilidad por tal hecho.

De esta manera, la parte que incumpla lo aquí expresado responderá ante su Contraparte, indemnizándole por toda multa o perjuicio que se le cause originado en el incumplimiento de las obligaciones citadas. Consecuentemente, cuandoquiera que se presente alguna de las conductas aquí descritas o previstas en las leyes de anticorrupción de la República de Colombia, la parte cumplida mediante comunicación motivada dirigida a la parte incumplida a su última dirección registrada, estará facultada para dar por terminado y liquidar unilateralmente el Contrato, procediendo de igual forma a dar por vencidas todas las obligaciones a cargo de la parte incumplida, por la sola ocurrencia de la respectiva causal.

 

29.   LEY APLICABLE Y DOMICILIO CONTRACTUAL

 

La interpretación y ejecución del Contrato y de los Términos y Condiciones, se regirá por las Leyes de la República de Colombia y el domicilio contractual será para todos los efectos la ciudad de Bogotá D.C.

 

30.   RESOLUCIÓN DE DIFERENCIAS

 

Las Partes aceptan someter las diferencias que surjan en torno a la eficacia, ejecución, interpretación, cumplimiento, modificación o terminación del negocio jurídico derivado de la aceptación del presente Acuerdo, al mecanismo de arreglo directo, etapa que es obligatorio surtir de manera previa a cualquier actuación judicial o arbitral y, que tendrá en un término de quince (15) días contados a partir de la presentación escrita que presente quien suscite la controversia. Una vez surtido el trámite y lapso anteriores sin lograr acuerdo, dichas controversias podrán someterse a la decisión de un tribunal de arbitramento que: (i) estará integrado por tres (3) árbitros; (ii) los árbitros serán ciudadanos colombianos; (iii) los árbitros serán abogados inscritos como tal en las listas de la Cámara de Comercio de Bogotá D.C. (iv) serán designados de manera conjunta por las Partes, o en su defecto, por sorteo de las listas de árbitros del Centro de Arbitraje y Conciliación de la Cámara de Comercio de Bogotá D.C. sin necesidad de acudir ante la justicia ordinaria, (v) su sede será la ciudad de Bogotá D.C.  (vi) se regirá por las normas y reglamentos de la Cámara de Comercio de Bogotá, (vii) su fallo será en derecho.

 

31.   EMPLEO DE COOKIES

 

GSE puede emplear cookies, al objeto de facilitarle una gestión más ágil y eficaz en de los servicios prestados.

Las cookies son un método de autentificación de usuarios que permiten guardar constancia del identificador asignado en el momento del registro del Usuario, de manera que en lo sucesivo se evita reiterar los trámites propios de nuevos registros.

El Usuario puede configurar el navegador de su ordenador para que le advierta del acceso de cookies y, en su caso, de impedir la recepción de las mismas en el disco duro.

Así mismo, mediante la instalación de cookies e identificadores propios y de terceros y a través de herramientas para el análisis de uso de cuenta, podrá realizar actividades de seguimiento a los Usuarios que utilizan COLFACTURA.

Con estas herramientas, GSE podrá recopilar información de cada Usuario para el análisis de estadísticas e implementación de estrategias de comunicación y publicidad. Estas herramientas podrán realizar seguimiento de la configuración del Usuario y hacen que su experiencia en la aplicación sea más práctica, reconociendo y recordando sus preferencias y ajustes.

En esta medida, GSE podrá recopilar datos de uso, como la duración de uso, o datos demográficos como el origen, el sexo y la edad. GSE usa esta información para fines analíticos. El usuario de GSE podrá deshabilitar estas herramientas.

Las actividades de seguimiento adelantadas por GSE también podrán realizarse dentro de COLFACTURA, para análisis interno, ejemplo, pero no exclusivamente para determinar tendencias y participación en la aplicación, tiempo de uso, preferencia, entre otros. Estas herramientas podrán ser desactivadas por el Usuario.

El Usuario al crear su cuenta y hacer uso de COLFACTURA acepta que GSE puede suministrar, transferir, compartir y analizar los datos del giro ordinario de su negocio, con empresas aliadas, fíliales o vinculadas de GSE en Colombia o cualquier otro país, esta información podrá ser usada para fines comerciales por parte de los terceros.

El Usuario en cualquier momento puede solicitar a GSE que detenga de forma indefinida el proceso de compartir sus datos con terceros, para esto debe realizar su solicitud al correo establecidas en las políticas de protección de datos personales o comunicarse a través del chat de atención al cliente.

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