GESTIÓN DE SEGURIDAD ELECTRÓNICA S.A. – GSE S.A. (en adelante “GSE”), sociedad comercial, identificada con NIT. 900.204.272-8, domiciliada en la ciudad de Bogotá D.C., es una entidad de certificación digital abierta que desarrolló una plataforma informática denominada COLFACTURA, que entre sus funcionalidades cumple con toda la normativa legal vigente de Nómina Electrónica, especialmente la generación de documentos soporte de pago de nómina electrónica y notas de ajuste en Colombia. Adicionalmente, la DIAN otorgó a GSE una autorización para prestar los servicios de proveedor tecnológico a través de su plataforma COLFACTURA. El Usuario, es la persona natural o jurídica, que requiere la implementación de una plataforma para generar el documento soporte de pago de nómina electrónica y/o sus notas de ajuste. El Usuario al acceder a la plataforma COLFACTURA acepta los presentes Términos y Condiciones, que regulan el licenciamiento no exclusivo y temporal del uso de la plataforma COLFACTURA en sus funcionalidades de Nómina Electrónica. GSE, conjuntamente con el Usuario, serán denominados, las Partes.
Para efectos del presente documento, las siguientes palabras se entenderán en los términos aquí establecidos, las demás palabras se entenderán principalmente por su significado técnico y luego por el uso normal que se haga de ellas: 2.1. Beneficiario del pago: Personas naturales vinculadas mediante una relación laboral o legal y reglamentaria y los pensionados a cargo del Usuario. 2.2. Código Fuente o Fuentes: Se refiere a los objetos de código computacional que dan origen a los programas de ordenador en general y en especial a los que corresponden a la plataforma. 2.3. Colfactura Nómina Electrónica: Es una plataforma de COLFACTURA, destinada a la implementación de nómina electrónica diseñada y desarrollada por GSE que permite la generación y transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y notas de ajuste. Dicha plataforma posee los niveles de eficiencia requeridos, permitiendo la comunicación de manera directa a través de la plataforma vía web. 2.4. Contrato: Hace referencia al Contrato de Licenciamiento no exclusivo y temporal del uso de la plataforma Colfactura Nómina Electrónica, para la generación del documento soporte de pago de nómina electrónica y notas de ajuste, el cual, se encuentra regulado por lo dispuesto en los presentes Términos y Condiciones. El Contrato se perfecciona cuando el Usuario acepta los Términos y Condiciones que se encuentran en la página web www.colfactura.com 2.5. Documento soporte de pago de nómina electrónica: Es un documento electrónico que constituye el soporte de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el Impuesto sobre las ventas -IVA, cuando aplique, derivado de los pagos o abonos en cuenta, relacionados con la nómina, que se desprenden de una relación laboral o legal y reglamentaria y que está compuesto por los valores devengados de nómina, los valores deducidos de nómina y el valor total diferencia de los mismos, el cual se deberá generar y transmitir, para la validación de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, de manera independiente para cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados, por el Usuario. 2.6. Hardware: Es toda aquella máquina o dispositivos computacionales que cumplen con los requisitos establecidos en el documento sobre los cuales funciona plenamente Colfactura Nómina Electrónica. 2.7. Licencia: Se refiere a las condiciones bajo las cuales el titular del derecho patrimonial de autor sobre Colfactura Nómina Electrónica, es decir GSE, establece el derecho de uso de la plataforma por parte del Usuario. 2.8. Notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica: Son documentos electrónicos que constituyen el medio por el cual se realizan ajustes al documento soporte de pago de nómina electrónica, por errores aritméticos o de contenido, y que el Usuario deberá ajustar o corregir. 2.9. Planes de Licencias: Son los diferentes paquetes de licencias ofrecidas por GSE para que el Usuario pueda adquirir los servicios y la licencia de uso de la plataforma Colfactura Nómina Electrónica, de acuerdo con sus necesidades, para la generación del documento soporte de pago de nómina electrónica y notas de ajuste. Estas Licencias incluyen una suscripción anual a Colfactura Nómina Electrónica con un volumen de documentos (documento soporte de pago y/o notas de ajuste), de acuerdo con la licencia adquirida, si es por documentos (documento soporte de pago y/o notas de ajuste) o por empleados (beneficiarios del pago). 2.10. Programas de ordenador: Se refiere a los productos, en general, que poseen instrucciones legibles por un computador para el desarrollo y/o automatización de una tarea específica, incluyendo aquellos programas diseñados para operar en computadores. 2.11. Paquetes Adicionales: Una vez el Usuario consuma todas las unidades de documentos (documento soporte de pago y/o notas de ajuste) disponibles de acuerdo con la Licencia adquirida, puede adquirir Paquetes Adicionales para comprar documentos adicionales, empleados adicionales o usuarios adicionales. Para adquirir y hacer uso de los Paquetes Adicionales, el Usuario deberá tener activa su suscripción anual en Colfactura Nómina Electrónica. 2.12. Soporte Técnico: Se entiende por soporte técnico el servicio mediante el cual GSE responde a inquietudes del Usuario relacionadas con Colfactura Nómina Electrónica y brinda solución a los inconvenientes que sobre dicha plataforma se puedan presentar. 2.13. Suscripción Anual: Colfactura Nómina Electrónica tiene un cobro por el uso del servicio que corresponde a un periodo de 12 meses que debe renovarse cada año para poder continuar con el servicio de generación de documentos (documento soporte de pago de nómina electrónica y/o notas de ajuste). 2.14. Términos y Condiciones: Es el presente documento, a través del cual se regulan la relación contractual entre el Usuario y GSE. 2.15. Usuario: Es la persona natural o jurídica que tiene capacidad para contraer obligaciones de conformidad con la ley colombiana y que contrata los servicios y la licencia no exclusiva y temporal den uso de la plataforma Colfactura Nómina Electrónica.
Según la ley de Colombia, la persona natural o jurídica que acepte estos Términos y Condiciones debe ser legalmente apto para celebrar un contrato según lo permita su autonomía de la voluntad y las leyes que le sean aplicables. Se presume que el Usuario que acepte los presentes Términos y Condiciones se encuentra facultado y tiene capacidad para celebrar contratos y para asumir obligaciones en su nombre. En el caso de que el Usuario sea persona jurídica, se entiende que la persona natural que acepta los Términos y Condiciones tiene las facultades y atribuciones para aceptarlos en nombre y representación de la persona jurídica y, por tanto, obligarla frente a GSE. 3.1. Aceptación Al registrarse, el Usuario reconoce que ha leído y comprendido estos Términos y Condiciones y que, en consecuencia, acepta lo dispuesto en ellos y que estos pueden tener actualizaciones y modificaciones, GSE notificará a sus Usuarios la existencia de dichos cambios, teniendo este último de revisar los cambios realizados la página web www.colfactura.com en la cual serán publicadas. El Usuario que no esté de acuerdo con lo dispuesto en los presentes Términos y Condiciones no podrá hacer uso de los servicios prestados por GSE, ni de Colfactura Nómina Electrónica. En caso de que el Usuario que ya cuente con una suscripción a Colfactura Nómina Electrónica no acepte las actualizaciones y modificaciones que se realicen a los Términos y Condiciones, se mantendrá el paquete que ya haya pagado por el término o número de documentos restantes y cuando este acabe la suscripción terminará, en caso de que el Usuario no desee continuar con la suscripción, la misma terminará pero no habrán devolución de dineros, de acuerdo a lo establecido en el parágrafo cuarto del punto 8 de estos Términos y Condiciones. La sola aceptación sobre este documento implica que el Usuario leyó detenidamente los Términos y Condiciones y acepta todas y cada una de las estipulaciones que el mismo contiene. La información contenida en el presente documento, así como, su aceptación goza de plena validez a la luz del artículo 5 de la Ley 527 de 1999, por medio del cual se reconoce jurídicamente los efectos de los mensajes de datos.
GSE se obliga para con el Usuario a licenciarle de manera no exclusiva y de forma temporal el uso de la plataforma Colfactura Nómina Electrónica, y a prestar los servicios de acuerdo con la Licencia escogida por el Usuario. Así mismo, GSE se obliga a efectuar la implementación y activación de la cuenta del Usuario en Colfactura Nómina Electrónica, así como, de brindar el servicio de soporte para su correcta operación, por su parte, el Usuario se obliga a pagar las sumas pactadas dependiendo de la Licencia adquirida y a cumplir con los presentes Términos y Condiciones. PARÁGRAFO PRIMERO: GSE no se hará responsable en ningún caso por los errores cometidos al momento de incluir la creación del Usuario en Colfactura Nómina Electrónica, ni por los errores en los que incurra el Usuario a la hora de elegir su Licencia, así como, tampoco al momento de digitar o ingresar su información tanto personal como de los Beneficiarios de Pago, exigidos por la DIAN o quien haga sus veces, lo que afectará irremediablemente los resultados arrojados por Colfactura Nómina Electrónica. En consecuencia, el único responsable del consumo de los documentos es el Usuario. PARÁGRAFO SEGUNDO: El Usuario es el único responsable por la revisión, aprobación y generación del documento soporte de pago de nómina electrónica y sus notas de ajuste, así como, de sus efectos contables, fiscales, legales y tributarios, así mismo, de los planes de contingencia necesarios, en cualquier evento de interrupción programada o que no esté asociada a Colfactura Nómina Electrónica. El Usuario se compromete a informar a GSE, en cualquier caso, que se presente cualquier tipo de error, modificación de información y, en general, de cualquier situación de la cual se pueda desprender algún efecto para GSE, para el Usuario o para terceros. El Usuario se compromete a documentar y conservar los soportes de los inconvenientes que presente Colfactura Nómina Electrónica y a transmitir los datos dentro del plazo correspondiente, cuando se haya superado el inconveniente tecnológico de Colfactura Nómina Electrónica y/o servicios asociados de la DIAN. Se entiende por inconveniente tecnológico, una caída, falla o error en Colfactura Nómina Electrónica y/o en los servicios asociados de la DIAN. Las fallas o errores de los equipos y sistemas utilizados por el Usuario deben ser solucionados directamente por estos y asumir la responsabilidad de los mismos. PARÁGRAFO TERCERO: GSE no autoriza al Usuario el uso de Colfactura Nómina Electrónica para la prestación de servicios S.A.A.S. (Software As a Service) y P.A.A.S (Platform As a Service), en los que el Usuario autorice a terceros a acceder a Colfactura Nómina Electrónica y/o los programas de propiedad de GSE. Este acceso se considera un acceso no autorizado por parte de GSE. Adicionalmente, el Usuario no estará habilitado para implementar ningún tipo de servicio bajo la modalidad ASP (Aplication Solution Provider) o Proveedor de Servicios de Aplicaciones con base en Colfactura Nómina Electrónica y los programas contenidos en el mismo, ni podrá vender, distribuir o usar Colfactura Nómina Electrónica y los programas contenidos en el mismo mediante accesos no autorizados por GSE. PARÁGRAFO CUARTO: Es responsabilidad exclusiva del Usuario el cumplimiento de sus obligaciones como obligado a generar y trasmitir para validación, el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste. Así como, el cumplimiento de los plazos para cumplir periódicamente con la transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica para su validación. En consecuencia, el único responsable ante las autoridades frente a la información transmitida y diligenciada es el Usuario.
Las funcionalidades que se habilitan al Usuario autorizado en Colfactura Nómina Electrónica y que se regulan en estos Términos y Condiciones incluyen:
El Usuario acepta que, los servicios básicos de Colfactura Nómina Electrónica no incluyen el almacenamiento de archivos diferentes al documento soporte de pago de nómina electrónica y notas de ajuste (XML), igualmente el Usuario no podrá subir, cargar o adjuntar archivos, ni hacer conexión desde Colfactura Nómina Electrónica con alguna aplicación de software sin los conectores apropiados. GSE y el Usuario podrán hacer acuerdos particulares y adicionales para incluir funcionalidades no disponibles en el servicio estándar. PARÁGRAFO PRIMERO: El Usuario reconoce haber comprendido las características y funcionalidades de Colfactura Nómina Electrónica y que ésta se adecúa aceptablemente a las necesidades y procesos propios de su negocio. En caso de que, el Usuario requiera desarrollos particulares o solicite especificaciones adicionales, GSE se reserva el derecho de atender dicho requerimiento, servicio que será facturado al Usuario de acuerdo con el valor acordado por dichos servicios adicionales. PARÁGRAFO SEGUNDO: La Licencia se adquiere para un (1) solo NIT y no podrá ser ni suspendido ni cedido. PARÁGRAFO TERCERO: Colfactura Nómina Electrónica es un software creado para dar cumplimiento a las necesidades generales sobre nómina electrónica por lo cual GSE no está obligado a hacer desarrollos especiales ante solicitudes expresas de sectores o Usuarios en particular y por lo tanto, las funcionalidades adicionales que no contenga el software, aún definidas en las normas vigentes, no se considerarán un defecto de éste, y se entienden excluidas de la garantía. En algunos casos el Usuario deberá correr procesos en herramientas distintas a las que incluye Colfactura Nómina Electrónica para incorporar el resultado en el mismo. PARÁGRAFO CUARTO: GSE se reserva el derecho de hacer cambios en cualquier momento y sin previo aviso sobre Colfactura Nómina Electrónica o los módulos o las funcionalidades de este, de acuerdo con su criterio y las necesidades generales de Colfactura Nómina Electrónica. Las herramientas adicionales que se incluyan en Colfactura Nómina Electrónica a manera de parámetros, formatos o ayudas, pueden o no ser usados por el Usuario, pero no tienen garantía y no exoneran al Usuario de validación de resultados, a la vez que no obligan a GSE a mantenerlos, de manera que pueden ser retirados de Colfactura Nómina Electrónica en cualquier momento, sin previo aviso. Lo anterior, aplica igualmente cuando se presenten actualizaciones de las condiciones técnicas de las plataformas por parte de la DIAN u otros entes, o personalizaciones especificas solicitadas por el Usuario, que estén por fuera de los requisitos mínimos establecidos por la DIAN y que debe cumplir GSE como Proveedor Tecnológico, GSE podrá a su discreción aceptar la realización de dichas actualizaciones o personalizaciones y las mismas deberán ser asumidas por el Usuario. PARÁGRAFO QUINTO: GSE no se hace responsable de las implementaciones, desarrollos o funcionalidades que requieran información o campos adicionales y específicos de los sectores establecidos por la DIAN u otros entes respecto a los documentos soporte o notas de ajuste que requiera el Usuario para cada caso en específico. En estos casos el Usuario deberá informar oportunamente a GSE y demostrar la necesidad de la implementación, desarrollo o funcionalidad adicional, GSE se reserva el derecho de atender dichos requerimientos según los alcances que tenga, y los costos de los mismos será acordado entre GSE y el Usuario, y asumidos igualmente por este último previo envió de las estimaciones económicas y de cronograma establecido por GSE para realizar dicha implementación.
GSE dispondrá de una página web de Colfactura Nómina Electrónica donde el Usuario podrá SELECCIONAR la Licencia de su interés y posterior realizar la activación de la Licencia elegida por medio de nuestro E-commerce, donde realizará el correspondiente pago del mismo. GSE enviará por correo electrónico al Usuario las instrucciones para el acceso y uso de los servicios de Colfactura Nómina Electrónica, en el que además se incluirán los datos de conexión a Colfactura Nómina Electrónica y la cuenta de usuario con perfil administrador que le permitirá tener acceso al uso y gestión de Colfactura Nómina Electrónica, esto incluye entre otras la creación de cuentas de usuario adicionales, dependiendo de la Licencia o Paquetes Adicionales adquiridos por el Usuario. El usuario administrador acepta y entiende que todos los compromisos, responsabilidades y deberes que se contienen en estos Términos y Condiciones de Uso se extienden totalmente a los nuevos usuarios que el administrador configure dentro de Colfactura Nómina Electrónica. El Usuario acepta que los servicios básicos de la plataforma Colfactura Nómina Electrónica incluyen únicamente el almacenamiento de documentos soporte de pago de nómina electrónica y notas de ajuste (XML). GSE conservará dichos documentos por un plazo de un (1) año, cada uno de acuerdo con su propia vigencia. No obstante, si el Usuario decide cancelar la suscripción, GSE le entregará todos los documentos XML que tuviere almacenados hasta ese momento. La responsabilidad de GSE respecto a la conservación de los archivos XML cesará en el caso de presentarse esta situación o el cumplimiento del plazo informado (1) año, y será el cliente quien deberá solicitar previo a estas situaciones la entrega de la documentación almacenada, cualquier consecuencia derivada de la ausencia de estos documentos en los escenarios descritos serán responsabilidad del cliente. 6.1. REGISTRO DE CUENTAS Y USUARIOS Para acceder a Colfactura Nómina Electrónica, el Usuario deberá registrar una cuenta y brindar la información solicitada en los formularios que se habilitan a la hora de registrar una cuenta. GSE da por entendido que cualquier información ingresada en estos formularios es hecha bajo juramento y por lo tanto exonera a GSE de poseer información falsa sobre cualquier Usuario. GSE permite el ingreso de una cantidad limitada de usuarios según la Licencia que el Usuario o titular de la cuenta principal haya elegido al momento de registrar su cuenta. GSE no permite, en ninguna circunstancia, que estos usuarios sean distintos de aquellos que el titular de la cuenta (el Usuario) haya decidido habilitar como tales para el uso de Colfactura Nómina Electrónica y estos no podrán ser reemplazados por otras personas que conozcan las credenciales para ingresar a Colfactura Nómina Electrónica. De suceder una situación como ésta, GSE no se hace responsable por el uso pernicioso de la información de la cuenta en contra del titular de esta (el Usuario) ni frente al Usuario ni frente a terceros. 6.2. INFORMACIÓN DE LA CUENTA GSE proporciona un sitio donde se alojan datos que el Usuario administra bajo su cuenta y riesgo. GSE vela por mantener la información de los usuarios, segura y toma las precauciones a su juicio necesarias para ello, más no se responsabiliza por actos malintencionados de terceros y las consecuencias de ello frente al Usuario o frente a terceros. GSE pone en conocimiento de sus usuarios, que la información que suministre se albergará en servidores de terceros, específicamente Amazon, que cumplen con los más altos estándares de seguridad e idoneidad. GSE tampoco se hace responsable por el tipo de información ingresada por cada Usuario en su cuenta ni por los resultados inadecuados si la misma se ingresó de manera inadecuada de acuerdo con los parámetros contables y fiscales aplicables a la materia en cada caso, el Usuario garantiza la veracidad, autenticidad e integridad de la información proporcionada a GSE y que sea transmitida a la DIAN o a cualquier otra entidad se en cumplimiento del Código Sustantivo del Trabajo, regulaciones del Ministerio del Trabajo y demás normas aplicables a la nómina de sus empleados, por lo que el Usuario se responsabiliza respecto al contenido y efectos de dicha información. Se da a entender que el Usuario, al usar los servicios de GSE, hará un uso sano y legal de todas las herramientas que se ponen a su disposición y esto exonera a GSE de cualquier uso indebido de su información por parte de cualquier usuario, entendiéndose por ello el usar información para evadir obligaciones tributarias, entre otras. GSE no estará obligado a velar por la legalidad del contenido e información que los Usuarios alberguen en su cuenta a través de Colfactura Nómina Electrónica, sin embargo, podrá tomar los correctivos en contra de información ilegal, cuando lo considere pertinente. El Usuario se obliga a: (i) no causar daño físico, moral o mental a otros usuarios de Colfactura Nómina Electrónica, (ii) no utilizar Colfactura Nómina Electrónica con fines maliciosos o de mala voluntad, ni para beneficiarse en perjuicio de terceros y mucho menos del Estado entendiendo por éste, aquel que de acuerdo con la normatividad que le sea aplicable, sea quien deba recibir dinero por concepto de impuestos bajo cualquier denominación por el resultado de la operación del Usuario, (iii) no usar Colfactura Nómina Electrónica con fines criminales o ilegales ni para sacar provecho o beneficio ilícito para sí o para terceros, bien sea remunerado o no, (iv) no publicar información que vulnere derechos de terceros, tales como derechos de propiedad intelectual, secretos industriales o cualquier otro que sea de propiedad de terceros y respecto de los cuales no se encuentre autorizado, (v) publicar información sensible que ya no es vigente o que pueda inducir a error a terceros o al Estado, (vi) que toda la información que sea transmitida a la DIAN u otras entidades cumple a cabalidad con las normas laborales vigentes en Colombia. El Usuario manifiesta ser dueño de la información que ingresa en Colfactura Nómina Electrónica y en ninguna circunstancia esta información pasará a ser propiedad de GSE y, de manera inversa, esta última sociedad es la única dueña de Colfactura Nómina Electrónica sobre la cual el usuario ingresa la información, sin que respecto de ésta se considera surtida transferencia alguna en razón del Contrato. Si el Usuario da por terminado el Contrato tendrá la información a su alcance, pero en ningún momento GSE se obliga a entregar la misma en formato alguno ni a llevar a cabo ningún tipo de proceso de migración, ni mucho menos a efectuar un desarrollo para que la información pueda ser analizada, ingresada o digitalizada en cualquier otro software, pues sólo se ingresan datos, para su consulta y procesamiento en aras de su funcionamiento y uso. Adicional a lo anterior, GSE no se responsabiliza por el mal diligenciamiento de un formulario o por la información que erróneamente suministre el Usuario al momento de realizar un trámite o de ingresar la información a Colfactura Nómina Electrónica. 6.3. POLÍTICA COMUNICACIONAL Al registrar su cuenta, el Usuario debe introducir un email y un teléfono de contacto, así como registrar todos aquellos datos que Colfactura Nómina Electrónica le solicite a fin de determinar no solo su identificación, sino aquello que le permita a Colfactura Nómina Electrónica procesar la información que el mismo usuario diligencie o ingrese. Al hacer esto, el Usuario acepta recibir todos los correos y llamadas con información sobre el uso de Colfactura Nómina Electrónica, información promocional u otro tipo de información procesada o enviada por GSE. Esta cláusula se interpretará sin detrimento de la autorización de tratamiento de información otorgada por el Usuario. 6.4. SEGURIDAD DE LA CUENTA GSE vela por la seguridad de la contraseña que provea el Usuario a la hora de registrar una cuenta con GSE y garantiza que tomará las medidas que se encuentren a su alcance para que esta contraseña no sea vista por terceros, mas no puede arrogarse la responsabilidad de garantizar su confidencialidad. Por otro, GSE no se responsabiliza por el mal uso de la contraseña por parte del Usuario ni por el uso de contraseñas que sean fáciles de descifrar, asumiendo que siempre que se acceda al sistema, lo hace el Usuario directamente. 6.5. LIMITACIONES El Usuario no podrá aplicar técnicas de ingeniería inversa, descompilar o desensamblar el software de Colfactura Nómina Electrónica, ni realizar cualquier otra operación que tienda a descubrir el código fuente. Además, queda prohibida la separación de los componentes. GSE autoriza el uso del software como un producto único. Las partes que lo componen no se podrán separar para utilizarlas en más de aquellas unidades o estaciones de trabajo en las que lo instale el Usuario, ni hacer uso de ellas por separado. 6.6. SUSPENSIÓN O CIERRE DE LA CUENTA GSE podrá terminar de manera unilateral la cuenta de un Usuario en los siguientes escenarios: (i) En caso de que el Usuario utilice los servicios prestados por GSE para fines contrarios a la ley, especialmente, aquellos que contraríen derechos de propiedad intelectual de terceros y, especialmente, los derechos de GSE y de otros usuarios; (ii) En caso de que GSE encuentre que el Usuario está haciendo uso de su cuenta para la transmisión de programas malignos como virus, malwares, spywares, troyanos o similares, que puedan comprometer el debido funcionamiento de Colfactura Nómina Electrónica o que perjudiquen a terceros; (iii) Cuando existan elementos que permitan inferir a GSE que el Usuario no cuenta con la edad mínima para contratar los Servicios, en los términos de lo dispuesto en los presentes Términos y Condiciones.
7.1. Obligaciones del Usuario En virtud del Contrato, el Usuario se obliga a:
| CARACTERÍSTICA | ESPECIFICACIÓN TÉCNICA |
| Modo de acceso | Interfaz web front’ |
| Navegadores soportados | Mozilla Firefox, Chrome, Safari |
| Conectividad | Buena capacidad de ancho de banda |
| Acceso Web, con Usuario/Contraseña | |
| Bloqueo de Sesión | Se bloquea la sesión al tercer intento de acceso con contraseña incorrecta. luego de 5 minutos la plataforma activará nuevamente el acceso |
| Cierre de sesión automática | Se inactiva la sesión después de 5 minutos de inactividad dentro de la plataforma |
| Nivel de seguridad | La contraseña debe cumplir las siguientes condiciones: Mínimo 8 caracteres que deben contener:
|
| Certificado Digital | Uso exclusivo de la plataforma |
| Incluye certificado digital para firma de documentos electrónicos a través de la plataforma. |
La descripción y el valor de las Licencias y Paquetes Adicionales que pueden ser adquiridos por los Usuarios se encuentra publicado en la página web (www.colfactura.com). Las siguientes son las condiciones generales aplicables a los Licencias y Paquetes Adicionales: 8.1. LICENCIAS Todas las Licencias incluyen la licencia de uso temporal y no exclusiva de Colfactura Nómina Electrónica con una vigencia de un (1) año a partir de su adquisición. Igualmente, incluyen un certificado de firma digital para Colfactura Nómina Electrónica, el cual, es emitido por GSE al ser una Entidad de Certificación Digital abierta acreditada por el ONAC, la vigencia del certificado será equivalente a la duración de la Licencia adquirido por el Usuario. Dicho certificado es de uso exclusivo en la plataforma Colfactura Nómina Electrónica. El certificado de firma digital no será incluido en la Licencia si el Usuario tiene una licencia de Colfactura (Facturación Electrónica). El número de documentos soporte de pago de nómina electrónica y/o notas de ajuste, debe ser consumido por el Usuario dentro de la vigencia de la licencia, ya que, no son acumulables ni reembolsables. Las Licencias pueden o no incluir notas de ajuste, en el evento de no incluirlas, si el Usuario las requiere, deberá adquirirlas como un Paquete Adicional. En la Licencia Empleados, mensualmente se cargará el número exacto de documentos soporte de pago de nómina electrónica en Colfactura Nómina Electrónica, sin embargo, el Usuario únicamente podrá utilizar un (1) documento soporte de pago de nómina electrónica por Beneficiario de Pago (es decir, por número de identificación), en consecuencia, para esas Licencias Colfactura Nómina Electrónica no permitirá que en un solo mes se utilice más de un (1) documento soporte de pago de nómina electrónica por Beneficiario de Pago (es decir, por número de identificación). En este evento, si el Usuario necesita una nota de ajuste, deberá adquirirla como un Paquete Adicional. Lo anterior, sin perjuicio de las promociones u ofertas temporales publicadas en la página web de GSE, en las que se brinde al Usuario mensualmente un número adicional de documentos para que sean utilizados indistintamente en el Beneficiario de Pago. Así mismo, el número de documentos soporte de pago de nómina electrónica adquiridos solo podrá ser utilizado de manera mensual, por lo que, si no se utilizan no son acumulables para el próximo mes ni reembolsables. El número de usuarios que se asignarán al interior de Colfactura Nómina Electrónica, depende de la Licencia adquirido por el Usuario. Cuando se haga referencia a:
8.2. PAQUETES ADICIONALES
El Usuario pagará a GSE como contraprestación por el licenciamiento de uso Colfactura Nómina Electrónica, un valor que será calculado de acuerdo con las Licencias y tarifas publicadas en la página web (www.colfactura.com). El valor de la contraprestación comprende la suscripción a Colfactura Nómina Electrónica por un (1) año y, dependiendo de la Licencia adquirida, incluye la emisión de un número determinado de documentos soporte de pago de nómina electrónica para los Beneficiarios del Pago (empleados del Usuario) en los que mensualmente no se podrá repetir número de identificación, o incluye la emisión de un número determinado de documentos soporte de pago de nómina electrónica y notas de ajuste. El Usuario deberá mantener vigente la suscripción a Colfactura Nómina Electrónica, la cual le permite el uso de dicha plataforma y la emisión de un volumen de documentos soporte de pago de nómina electrónica y/o notas de ajuste. El Usuario podrá adquirir Paquetes Adicionales que requiera desde la plataforma Web. Para ello, el Usuario debe tener habilitada y vigente la licencia de Colfactura Nómina Electrónica. La duración de la Licencia adquirido por el Usuario inicia desde la fecha de activación o salida a producción de la cuenta del Usuario en Colfactura Nómina Electrónica El Usuario acepta expresamente que GSE podrá modificar los precios y tarifas establecidas, sin previo aviso ni notificación directa al Usuario. En caso de modificación de estas tarifas y precios establecidos, GSE publicará en su página web los nuevos precios y tarifas, manteniéndolos vigente y actualizada esta información, obligándose el Usuario a consultar periódicamente la página web de GSE (www.colfactura.com), para su respectivo conocimiento. La modificación de los precios, tarifas y Licencias únicamente aplicará para los nuevos Licencias y Paquetes Adicionales adquiridos por los Usuarios, pero no para las Licencias o Paquetes Adicionales que se encuentren vigentes y que hayan sido pagados por el Usuario. El acompañamiento virtual que requiera el Usuario será facturable y cobrado de manera adicional. 9.1. FORMA DE PAGO: El valor de las Licencias o Paquetes Adicionales adquiridos por el Usuario debe ser pagado de manera anticipada y en un solo pago, a través de los medios de pago dispuestos en la plataforma web www.colfactura.com El valor prepagado de los documentos soporte de pago de nómina electrónica y notas de ajuste se irá consumiendo desde el mismo momento de las pruebas para implementación, hasta completar la cantidad de documentos que el Usuario haya adquirido o hasta que se haya vencido el plazo de uso de la licencia de Colfactura Nómina Electrónica. GSE remitirá al Usuario la factura por el valor de la Licencia o Paquete Adicional contratado, la cual se entiende aceptada si no es devuelta u objetada por el Usuario dentro de los tres (3) días siguientes a su recibo, y de todas maneras, se entiende aceptada si el Usuario realiza el pago. 9.2. MEDIOS DE PAGO: GSE ofrece los medios de pago que se reseñan en su página web. Sin embargo, para acceder a GSE a través de algunos de estos sistemas de pago, puede ser necesario registrar por parte del Usuario alguna información, como, por ejemplo, un número de cuenta o tarjeta de crédito expedida por parte de una entidad financiera o que se encuentre vigente, para poder realizar el cobro. Si existen retenciones de cualquier tipo estas tendrán que ser asumidas por el Usuario. GSE da por hecho que la información de la tarjeta de crédito ingresada para crear una cuenta es conocida por el titular de la cuenta y de la tarjeta de crédito, por lo tanto, GSE no se hace responsable por el uso inadecuado de tarjetas de crédito al momento de estas ser usadas para registrar una cuenta, entendiéndose como uso irresponsable, la falsificación y suplantación de la identidad del titular la cuenta. GSE, por lo tanto, se abstiene de llevar a cabo todo tipo de actos tendientes a llevar a cabo la verificación de los datos personales del Usuario para confrontarlos con los registrados en su tarjeta de crédito pues asume que quien brinde los mismos es su propio titular y por ello conoce datos a los que no tiene acceso cualquier persona, además, de no tener bases de datos con las cuales confrontar tal información. No obstante lo anterior, el Usuario autoriza a GSE a llevar a cabo cualquier verificación o consulta de los datos suyos en cualquier base de datos, centrales de información y riesgo y cualquier otra fuente de información que le brinde historia sobre la forma en la que atiende sus compromisos financieros y crediticios, tanto en el ámbito nacional como en el internacional. El Usuario afirma bajo la gravedad de juramento, que no está incluido en la Lista Clinton y que sus ingresos no tienen relación con ningún tipo de actos de aquellos que la legislación colombiana e internacional determinan para el lavado de activos, narcotráfico, terrorismo ni otro delito y que son adquiridos de manera lícita. PARÁGRAFO PRIMERO: La totalidad del número documentos de la Licencia adquirido deben utilizarse durante la vigencia del Contrato, en consecuencia, GSE no hará ningún tipo de reembolso al Usuario por los documentos pagados y no utilizados, incluso si la terminación del Contrato es anticipada. El Usuario no solicitará ningún reembolso o un plazo adicional para su consumo, ya que el Usuario no podrá excusarse con el pretexto de no estar usando Colfactura Nómina Electrónica o no haber emitido los documentos, ya que las tarifas de las Licencias se basan en los servicios adquiridos por el tiempo contratado y no en el uso real. Los documentos adquiridos tampoco podrán utilizarse en alguna de las prórrogas del Contrato, ya que se adquieren para cada vigencia. PARÁGRAFO SEGUNDO: El Usuario deberá asumir los costos por implementaciones, desarrollos, funcionalidades adicionales, actualizaciones o personalizaciones que estén por fuera de los requisitos mínimos establecidos por la DIAN y que debe cumplir GSE como Proveedor Tecnológico, que sean solicitadas directamente o en cumplimiento de algún requerimiento de la DIAN o cualquier autoridad que regule su actividad, inicialmente deberá informar a GSE oportunamente sobre dicho requerimiento, GSE podrá aceptar o no realizar el mismo de acuerdo a sus alcances, en caso de aceptar informará el valor que será asumido por el Usuario, en caso de que el Usuario no lo acepte podrá dar por terminado el Acuerdo, GSE no hará devoluciones o reembolsos en caso de terminación anticipada, pero mantendrá los servicios de Colfactura Nómina Electrónica por el término o número de documentos electrónicos que haya cancelado anteriormente el Usuario de acuerdo a su Plan. PARÁGRAFO TERCERO: Las actualizaciones que deba realizar GSE para dar cumplimiento a los requisitos mínimos establecidos por las normas, estarán sujetas en todo momento al equilibrio contractual de este Acuerdo. GSE podrá realizar actualizaciones en la plataforma Colfactura Nómina Electrónica, según sea el caso. En caso de que dichas actualizaciones resulten onerosas por circunstancias extraordinarias, imprevistas o imprevisibles para GSE, las tarifas podrán ser modificadas. PARÁGRAFO CUARTO: El Usuario tendrá la facultad unilateral de ejercer el derecho a retractarse de la compra de los servicios prestados por GSE, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes, contados a partir de la celebración del contrato, para este caso la aceptación de los términos y condiciones, de acuerdo con lo establecido en artículo 47 de la Ley 1480 de 2011 (Estatuto de protección al consumidor). Luego de transcurrido este término no habrá lugar al retracto ni a la devolución de dineros. El Usuario no tendrá la facultad de retractarse de la compra si accedió y utilizó la Plataforma Colfactura Nómina Electrónica.
El Contrato y las Licencias tendrán una duración de un (1) año contado a partir de la fecha de activación de la licencia de Colfactura Nómina Electrónica. Los Paquetes Adicionales tendrán una duración igual al plazo que falte para que finalice la vigencia de la Licencia inicialmente adquirido por el Usuario.
Con el fin de garantizar autenticidad e integridad de los documentos soporte de pago de nómina electrónica y notas de ajuste, desde su expedición hasta su conservación, de acuerdo con la Ley 962 de 2005, en concordancia con la ley 527 de 1999, el Decreto 2364 de 2012, el Decreto 333 de 2014, la Resolución 0042 de 2020, la Resolución 013 de 2021, la Resolución 037 de 2021, y las normas que los modifiquen, adicione o sustituya, y de acuerdo con la política de firma que establezca la DIAN, con la firma del presente Contrato, el Usuario autoriza expresamente a GSE, como su proveedor tecnológico, para que incluya la firma digital del Usuario, en todos los documentos soporte de pago de nómina electrónica y notas de ajuste que se emitan o generen en virtud del objeto del presente Contrato. PARÁGRAFO PRIMERO: Los servicios de certificación digital se prestarán de acuerdo con lo establecido en los “Términos y Condiciones” que se encuentran publicados en el siguiente link: https://gse.com.co/terminos-y-condiciones/, los cuales hacen parte integral del presente Contrato, y son aceptados por el Usuario. PARÁGRAFO SEGUNDO: Los servicios de certificación digital prestados por GSE, se ejecutan o se llevan a cabo de acuerdo a la “Declaración de Prácticas de Certificación”, así como a las “Políticas de Certificado para Certificados Digitales” y a la “Política de Protección de Datos Personales”, documentos y políticas que en todo caso GSE está en la obligación de llevar de acuerdo a su calidad de entidad de certificación digital, y que el Usuario declara conocer previo a la firma del presente Contrato, aceptando el contenido de las mismas.
Las Partes reconocen y aceptan que los derechos de Propiedad Intelectual, la cual comprende tanto a la Propiedad Industrial como Derechos de Autor, de los servicios que sean provistos en virtud del Contrato y, especialmente, de la plataforma Colfactura Nómina Electrónica, y sobre cualquier desarrollo, implementación, funcionalidad o personalización adicional de la plataforma, son y serán de GSE o que este se encuentra autorizado para utilizarlos por su titular. Por lo tanto, el Usuario se compromete a no utilizarlos o explotarlos por fuera de los términos del Contrato, así como a respetarlos, de conformidad con lo establecido en la Política de Protección de Propiedad Intelectual de GSE. El Usuario no obtendrá derecho alguno, de ningún tipo, sobre la información, ni tampoco ningún derecho de utilizarla, excepto por la autorización que GSE le otorga con ocasión del presente Contrato. La divulgación de la información confidencial no implica el licenciamiento de derecho de patentes o derecho de autor o ningún otro derecho por parte de sus titulares, que no sean los establecidos aquí. Se entiende que los derechos de autor de la plataforma Colfactura Nómina Electrónica están en cabeza de GSE S.A. Ninguno de los elementos contenidos en el presente Contrato podrá nunca entenderse como una cesión total ni parcial sobre los derechos patrimoniales de GSE sobre Colfactura Nómina Electrónica. En ese sentido, el Usuario se obliga a respetar estos derechos de autor y cualquier otro derecho de propiedad industrial de los que pueda ser titular GSE, lo que implica no usar indebidamente la marca, signos distintivos, invenciones, ni Colfactura Nómina Electrónica. El uso sobre los derechos de los cuales sea titular GSE debe limitarse exclusivamente a los que son autorizados por medio del presente Contrato y cualquier uso contrario se considerará una violación a los derechos de propiedad intelectual de GSE, lo que le dará la facultad de terminar el presente Contrato, iniciar la defensa de sus derechos por cualquier medio legal e incluso la reclamación para que sea indemnizado en caso de existir algún perjuicio con la violación. Ninguna persona diferente al personal de GSE, o expresamente autorizado por éste, podrá realizar modificaciones a Colfactura Nómina Electrónica o cualquiera de sus componentes. Por esta razón, GSE no asume ninguna responsabilidad por cambios o alteraciones hechas a Colfactura Nómina Electrónica por personas ajenas a él o no autorizadas por él. PARÁGRAFO PRIMERO: Para todos los efectos legales se aplicará lo dispuesto en el Código de Comercio, la Ley 23 de 1982, la Decisión 351 de 1993 y la Decisión 486 de 2000, junto con las normas conexas y complementarias en materia de Propiedad Intelectual. PARÁGRAFO SEGUNDO: En caso de que, existiere durante el desarrollo del presente Contrato o con posterioridad a la vigencia de este, violación a lo señalado en la presente cláusula, el Usuario queda obligado a cancelar a favor de GSE, sin requerimiento alguno y solo con la comprobación del incumplimiento de la mencionada obligación, los daños y perjuicios que ocasionare tal violación. Sin perjuicio de lo anterior, si algún empleado o contratista del Usuario incumpliere la obligación antes mencionada, la misma sanción le será aplicada al Usuario, quien, de igual manera, deberá responder por los daños y perjuicios causados a GSE.
Las Partes quedan obligadas a mantener reserva sobre cualquier información documental o verbal que conozcan o lleguen a conocer con ocasión de la ejecución del Contrato y que se haya determinado que es confidencial, así como, cualquier información verbal o documento que conozcan o lleguen a conocer respecto de la otra parte. En consecuencia, las Partes se comprometen a no usar la Información Confidencial ni a divulgarla a terceros. Ninguna de las Partes podrá entregar Información Confidencial a ningún tercero sin el consentimiento previo y escrito de la otra parte. Aquellos documentos, programas, bases de datos, tecnología y demás operaciones inherentes a la actividad de GSE, a los cuales pueda tener acceso directo o indirectamente el Usuario y que GSE haya señalado expresamente como confidenciales, constituyen información confidencial de propiedad exclusiva de GSE, que conlleva Secretos Empresariales de propiedad intelectual protegidos por la Ley 23 de 1982, Ley 44 de 1993 y la Decisión 344 y 351 del Acuerdo de Cartagena sobre derechos de autor y propiedad industrial, y todas aquellas normas que la adicionen, modifiquen o sustituyan. La información mencionada anteriormente será utilizada exclusivamente para el desarrollo del objeto del Contrato. Así mismo, las Partes utilizarán los medios necesarios para que sus empleados guarden debida reserva sobre tales informaciones, y garantizará que solamente el personal que se encuentre directamente relacionado con la prestación de los servicios, tenga conocimiento de la información de propiedad de la otra parte. El incumplimiento de las obligaciones consagradas en esta cláusula se considera como incumplimiento grave del Contrato, pudiendo cualquiera de las Partes terminar en forma anticipada el contrato celebrado, sin perjuicio de las reclamaciones a que tenga derecho el afectado.
El Contrato se podrá terminar por las Partes por la ocurrencia de alguna de las siguientes causas:
El Usuario autoriza de manera expresa a GSE para que pueda incluir su marca o logo en material publicitario que contengan los servicios ofrecidos por GSE, y solo cuando sea necesario o útil hacer visible la marca como referencia a clientes que han utilizado o que utilizan los servicios ofrecidos por GSE. Se entiende que esta autorización se aplica únicamente para incluir la marca o logo en piezas publicitarias de GSE y en ofertas de servicios a potenciales clientes, por lo cual GSE no podrá en ningún caso hacer uso distinto al autorizado.
GSE otorga una garantía de funcionamiento sobre Colfactura Nómina Electrónica, que da derecho al Usuario a la corrección de errores e inconvenientes que se presenten con relación al software licenciado. Por defectos se entenderán todos los errores y fallos reproducibles posibles que se den en Colfactura Nómina Electrónica y todos los fallos sustanciales de Colfactura Nómina Electrónica para funcionar de la manera descrita en la documentación correspondiente y que no tengan que ver con circunstancias externas al software o al manejo del Usuario. En estos casos el Usuario comunicará inmediatamente a GSE la existencia de un error, junto con toda la información del diagnóstico, entorno operativo y demás que resulte relevante relacionada con el error, a fin de permitir a GSE identificar, aislar y reproducir el error para su corrección. En el evento en que GSE no pueda temporalmente prestar los servicios contemplados en el presente documento por motivo de la intervención de un evento constitutivo de caso fortuito o fuerza mayor, entendiéndose por caso fortuito todo evento imprevisible e irresistible ajeno a las capacidades o campos de acción de GSE, en estos casos GSE notificará al Usuario el plazo de tiempo estimado de reanudación de los Servicios. PARÁGRAFO PRIMERO: Para la efectividad de la garantía el Usuario deberá cumplir con las siguientes condiciones:
En caso de incumplimiento total o parcial de lo aquí previsto, GSE puede dar por terminada la garantía y no estará obligado a prestar ningún servicio. PARÁGRAFO SEGUNDO: GSE garantiza únicamente la idoneidad y calidad de la plataforma Colfactura Nómina Electrónica, ya que no son objeto de la responsabilidad de GSE ni la parametrización, ni el manejo, administración, interpretación, uso o aseguramiento de la información, ni los back ups, ni la administración de claves de usuarios, ni los sistemas operativos, ni la red, ni las aplicaciones o el(los) software desarrollado(s) por terceros que puedan interactuar o no con Colfactura Nómina Electrónica, ni las bases de datos, ni el hardware, ni en general los equipos o software del Usuario, ya que son de la responsabilidad exclusiva del Usuario. El Usuario dispone de herramientas y funcionalidades de Colfactura Nómina Electrónica que debe usar o administrar bajo sus propios criterios, sin hacer responsable a GSE por el uso, el no uso, o el abuso que les den sus propios usuarios a aquellas o a la información almacenada en Colfactura Nómina Electrónica. PARÁGRAFO TERCERO: El acceso y navegación en Colfactura Nómina Electrónica supone conocer los presentes Términos y Condiciones. GSE realiza los máximos esfuerzos para que el acceso y navegación en Colfactura Nómina Electrónica se desarrollen en las mejores condiciones, evitando perjuicios de cualquier tipo que pudieran ocasionarse durante los mismos. GSE no garantiza que el acceso a Colfactura Nómina Electrónica sea ininterrumpido o que esté libre de error, puesto que se pueden presentar fallas en rendimiento, omisiones, interrupciones de servicio, defectos, demoras en la transmisión o fallas en los sistemas de conexión. Lo cual es conocido y aceptado por el Usuario. GSE no será responsable por la afectación que pueda generarse en el servicio debido a fallas producidas en la plataforma de la DIAN, tampoco por los retrasos o demoras en la resolución de incidentes que requieran de una respuesta por parte de la entidad. GSE no será responsable por errores u omisiones de información que se carguen a Colfactura Nómina Electrónica por parte del Usuario, quien acepta que obrará con el debido cuidado y se hará responsable de las consecuencias y trámites derivados de estas situaciones. GSE no garantiza en caso alguno la veracidad, vigencia o autenticidad de los datos que el Usuario ingresa a Colfactura Nómina Electrónica. El Usuario acepta que seguirá la recomendación de cerrar la sesión en la aplicación y cerrar la ventana de su navegador cuando termine su actividad, más aún si comparte su equipo de cómputo con alguien o utiliza uno en un lugar público que preste servicios de acceso a internet.
17.1. Compromiso del Servicio GSE se compromete a tener disponible los servicios de Colfactura Nómina Electrónica un 96% del tiempo. La suspensión de los servicios que pueda presentarse a raíz de una ventana de mantenimiento o caída del proveedor de infraestructura en la nube no será tomada en cuenta como tiempo de no-disponibilidad de los servicios. 17.2. Servicio y Soporte al Usuario GSE cuenta con un Datacenter con robustas medidas de seguridad, accesibilidad y un sistema de monitoreo constante. El acceso a los servidores está configurado con altas medidas restrictivas y sólo al personal estrictamente autorizado para tal fin. 17.3. Soporte y Asistencia GSE prestará al Usuario servicios de soporte técnico a través de los siguientes medios de comunicación disponibles:
17.4. Esquemas de soporte y horarios de atención Para garantizar el óptimo funcionamiento de Colfactura Nómina Electrónica, se encuentra incluido en el Servicio de Soporte y Mantenimiento, destinado a proporcionar la asistencia necesaria para resolución de incidentes que se generen en la operación. El Usuario podrá efectuar solicitudes de servicios, realizar sugerencias, presentar quejas y/o reclamos y reportar no conformidades del producto. Por cada evento de soporte técnico reportado por el Usuario, se levantará un caso de control, mismo que el Usuario deberá cerrar una vez que su asunto haya sido resuelto. Los esquemas de soporte telefónico y sus características se presentan a continuación:
| Descripción | Esquema de Atención |
| Horario de Atención | Días Laborales Lunes a viernes de 08:00 am a 05:00 pm |
| Soporte Telefónico | 4434445 |
| Línea WhatsApp | 3212032224 Chat Web |
| Correo Electrónico | mesa.servicios@gse.com.co |
| Condiciones del Soporte | Reportes recibidos al finalizar el horario de atención diario o semanal, serán gestionados en el siguiente día y de conformidad con el orden de llegada de los mensajes y prioridad del caso. |
17.5. Tiempos de respuesta El Usuario tendrá derecho a un Soporte con los siguientes tiempos de respuesta proyectados:
| Clasificación | Prioridad | Tiempo de Atención * | Tiempo de Resolución * |
| Reporte de un Problema | Urgente | 1 hora | 8 horas hábiles, o según plan de trabajo acordado con EL CLIENTE. |
| Alto | 2 horas | 32 horas hábiles , o según plan de trabajo acordado con EL CLIENTE. | |
| Pregunta o Solicitud | Medio y Bajo | 3 horas | 56 horas hábiles, o según plan de trabajo acordado con EL CLIENTE. |
Los tiempos de respuesta no incluyen las horas en que se espera información o respuesta por parte del Usuario. Es importante resaltar que los tiempos informados para las solicitudes son en base a la afectación generada sobre el cliente y nuestra gestión interna; si existe dentro del ciclo de atención de la solicitud afectación a causa de terceros o plataformas ajenas a las nuestras, GSE no tiene ninguna injerencia sobre los mismos por ende tampoco responsabilidad por los tiempos que se deriven de estos procesos. 17.6. Clasificación de la solicitud Las solicitudes se clasifican de acuerdo con la naturaleza que los origina, como sigue:
| Tipo de Solicitud | Descripción |
| Pregunta | ● Pregunta sobre alguna característica en el funcionamiento actual del sistema. ● Pregunta sobre la ley de facturación electrónica |
| Solicitud | ● Solicitud de alguna configuración especial que no puede ser realizada directamente por el cliente ● Solicitud de cambio, mejora o nueva característica en el funcionamiento actual del sistema. De acuerdo con la naturaleza y origen del cambio se maneja como caso de soporte o como un nuevo requerimiento de desarrollo. |
| Reportar un Problema | ● Error que se está percibiendo en la ejecución del software y que impide su correcto funcionamiento. ● Falla o evento de no disponibilidad del sistema. |
De acuerdo con la categoría de prioridades definidas por GSE, a continuación, se describen las opciones disponibles:
| Prioridad | Descripción |
| Urgente | La plataforma no está operando. El comportamiento de esta de una u otra manera detiene misión principal de la misma y no hay una solución alterna que aplicar. Entiéndase por solución alterna algún procedimiento de tipo manual o procedimental que permita continuar con la operación y no genera congestión. |
| Alta | La plataforma se encuentra operacional, pero seriamente afectada. Es importante resolver a la mayor brevedad. |
| Media | Problema o pregunta, camino alterno aceptable. Es importante pero no necesariamente cubre una emergencia. |
| Baja | Requerimiento de información. Puede esperar a que se realicen las tareas de prioridad mayor. |
17.7. Escalamiento El escalamiento está diseñado principalmente para soportes que afectan directamente el producto e impiden el normal funcionamiento de la prestación del servicio. GSE cuenta con tres (3) niveles de Escalamiento de casos para dar solución al Usuario de acuerdo con lo establecido dentro de los tiempos de respuesta presentados para los distintos tipos de requerimientos del Usuario.
GSE, en su continúo mejoramiento de productos y servicios, se reserva el derecho de abrir “ventanas de mantenimiento” que permitirán actualizar hardware o software que directa o indirectamente afectan la disponibilidad de prestación del servicio y de Colfactura Nómina Electrónica. Para éstas “ventanas de mantenimiento”, GSE notificará al Usuario con aviso previo de al menos seis (6) horas de anticipación. Este mantenimiento será efectuado de lunes a domingo después de las 6:00 pm, o podrá programarse para un horario diferente siempre y cuando se avise oportunamente al Usuario. Así mismo, GSE tendrá derecho a realizar servicios de mantenimiento de emergencia o no programados, con aviso previo de al menos tres (3) horas de anticipación, mismos que serán efectuados en los días en que sean requeridos y siempre y cuando no puedan ser aplazados y ejecutados como mantenimientos programados. La notificación del mantenimiento será proporcionada al Usuario al e-mail que suministró en el momento del registro. GSE será liberado de sus obligaciones de contactar al Usuario si los datos de su contacto están desactualizados o son inexactos como consecuencia de una acción u omisión del Usuario. El Usuario puede acceder a actualizaciones de Colfactura Nómina Electrónica por nuevas versiones o ajustes a las mismas en cuanto apliquen y no afecten la arquitectura del software, o a mejoras de acuerdo a la decisión y criterio de GSE, esto si el Usuario se encuentra al día en el pago. GSE recibirá las sugerencias de mejoras sobre Colfactura Nómina Electrónica presentadas por el Usuario, sin embargo, GSE no está obligado a incorporarlas, como tampoco se obliga a incorporar todas las modificaciones o adiciones que puedan surgir por cambios de la legislación aplicable. GSE liberará las versiones actualizadas que llegue a desarrollar, en el sitio web: www.colfactura.com o mediante el uso de los mecanismos que GSE determine para el efecto. Es entendido que dichas versiones obedecen a la discrecionalidad de GSE y, por lo tanto, GSE no tiene obligación alguna respecto de desarrollos adicionales o liberación de nuevas versiones de Colfactura Nómina Electrónica. Las versiones actualizadas de Colfactura Nómina Electrónica deberán ser descargadas por el Usuario siendo esta su exclusiva responsabilidad.
El licenciamiento no exclusivo y temporal del uso de Colfactura Nómina Electrónica se otorga de manera exclusiva para el territorio COLOMBIANO, en caso de que el Usuario de uso de Colfactura Nómina Electrónica por fuera del territorio colombiano, se requerirá una ampliación especial y adicional, por la cual el Usuario deberá pagar un valor adicional.
GSE actuará por su cuenta, con autonomía e independencia y sin que exista relación laboral, ni subordinación con el Usuario. Las Partes son entidades independientes, girando cada una bajo su propio riesgo. Ni este Contrato ni ninguna de las acciones de las Partes, en el cumplimiento de las obligaciones aquí establecidas o alguna omisión, serán interpretadas de manera de crear o imponer una asociación, sociedad o mandato entre las Partes. Cada Parte será única responsable de las obligaciones legales y/o convencionales que asuma respecto de sus empleados, contratistas y/o subcontratistas y/o personas que presten servicios para los mismos y/o terceros.
El servicio será ofrecido de conformidad con las posibilidades que ofrece Colfactura Nómina Electrónica, el cual declara conocer y aceptar en toda su integridad el Usuario. En consecuencia, GSE queda eximido de responder por las consecuencias o daños directos o indirectos (incluyendo pérdida de utilidades o de oportunidades de negocio), errores u otros agentes nocivos que puedan afectar el servicio. Las obligaciones que en virtud del presente Contrato asume GSE serán siempre de medio y no de resultado. GSE no asume responsabilidad que el servicio o que Colfactura Nómina Electrónica sea ininterrumpido o libre de errores, ni tampoco por fallas en telecomunicaciones, internet, comunicaciones electrónicas, corrupción de archivos, pérdida o robo de datos, virus, spyware; entre otras cosas, porque el funcionamiento y la disponibilidad de los sistemas utilizados para acceder al software o al servicio, pueden ser impredecibles y pueden interferir ocasionalmente o impedir el acceso a los productos o servicios. Las Partes deben contar con Licencias de contingencia, en el caso que un evento severo afecte Colfactura Nómina Electrónica o ponga en peligro la continuidad de sus operaciones, garantizando la prestación de servicios por parte de GSE, o el servidor y back up de respaldo del Software y el uso de la información contenida dentro del mismo, por parte del Usuario. El Usuario, será el único responsable ante las autoridades por el cumplimiento de las obligaciones a su cargo, de cualquier índole, contempladas en la ley aplicable para los obligados a generar, transmitir y validar documento soporte de pago de nómina y las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina. La responsabilidad de GSE está limitada al valor anual del presente Contrato
Las Partes se comprometen a implementar las metodologías pertinentes que permitan asegurar la mitigación de actos que deriven en posibles conflictos de interés, así mismo asegurar la implementación de buenas prácticas que permitan mantener la imparcialidad en la ejecución de las actividades misionales y operacionales de cada una de las Partes. Así mismo, las Partes se comprometen en denunciar cualquier tipo de conflicto de interés sobreviniente en la ejecución del Contrato, así como, comunicar cualquier tipo de actuación o situación en la que pueda verse comprometida la imparcialidad de GSE en cuanto su rol como entidad de certificación digital. De manera especial el Usuario deberá abstenerse de ofrecer o dar, dinero o cualquier objeto de valor, incluyendo, pero sin limitarse a: sobornos, regalos excesivos o entretenimiento, premios, contribuciones, donaciones, empleo u otras oportunidades para los funcionarios de GSE o a sus parientes dentro del tercer grado de consanguinidad, segundo de afinidad y único civil, o cualquier otra conducta que una persona razonable pueda considerar como una dádiva, a cambio de que éste realice u omita cualquier acto en el ejercicio de sus funciones. En el supuesto de que se vea comprometida la imparcialidad de GSE en cuanto a su rol como entidad de certificación digital, por cualquier actuación o situación derivada de la ejecución del Contrato, GSE podrá dar por terminado el Contrato de manera inmediata, sin que haya lugar a indemnización de perjuicios.
Para todos los efectos relacionados con el Contrato, para las notificaciones y/o comunicaciones las Partes acuerdan señalar como dirección la diligenciada por el Usuario en Colfactura Nómina Electrónica al realizar su registro en la activación de la Licencia adquirido.
La invalidez e inexigibilidad de alguna o algunas de las disposiciones los presentes Términos y Condiciones no afectará la validez o exigibilidad de las demás disposiciones del mismo. En estos eventos las partes se obligan a negociar de buena fe un punto válido y legalmente exigible que tenga el mismo propósito o finalidad que el que adolece del vicio de invalidez o inexigibilidad, con el fin de sustituirlo.
El Usuario mantendrá indemne a GSE de toda reclamación suya, de sus trabajadores y contratistas, de sus clientes o de terceros por cualquier acto, omisión o falla del Usuario.
El Contrato se celebra en consideración a la naturaleza del Usuario, por lo tanto, no podrá ser cedido, vendido o transferido a cualquier título, sin la previa autorización expresa y por escrito de GSE, que con todo, no está obligado. Colfactura Nómina Electrónica por ser un bien amparado por la ley de derechos de autor es para uso exclusivo del Usuario y tampoco será lícita su enajenación, transferencia, préstamo o cesión a cualquier título en favor de un tercero por parte del Usuario. GSE no tiene ninguna obligación con ninguna persona que no sea el Usuario y nada en este documento confiere, o pretende conferir, un beneficio a ninguna persona que no sea el Usuario. Si el Usuario o un tercero, con autorización de este, utiliza el software o los servicios, el Usuario es el único responsable del acceso que le brinde y del acceso de estos a la información o datos vinculados al software o al servicio.
Mediante la celebración del Contrato, las Partes asumen la obligación constitucional, legal y jurisprudencial de proteger los datos personales a los que acceda con ocasión de este Contrato. Por tanto, deberán adoptar las medidas que le permitan dar cumplimiento a lo dispuesto por la Ley 1581 de 2012 y su decreto reglamentario 1377 de 2013, compilados en el Decreto 1074 de 2015 y cualquier otra ley o norma que las modifique o sustituya. Consecuencia de esta obligación legal, entre otras, las partes deberán adoptar las medidas de seguridad de tipo lógico, administrativo y físico, acorde a la criticidad de la información personal a la que accede. El Usuario, declara que cuenta con la autorización de los titulares para el tratamiento de los datos personales que suministrará para la correcta ejecución del Contrato, incluidos los relacionados con los empleados, funcionarios, colaboradores y respecto de los Beneficiarios del Pago. El Usuario autoriza de forma libre, consciente, expresa e informada a GSE para recolectar, suministrar, transferir, transmitir, analizar, verificar y usar sus datos personales y/o empresariales, datos financieros, contables, y en general aquellos datos relacionados con el giro ordinario de su negocio, y aquellos suministrados en el proceso de registro y autenticación, así como aquellos recopilados durante la ejecución del Contrato, con las finalidades indicadas en la autorización de tratamiento de datos que otorgue durante el registro y las establecidas en la Política de Protección de Datos Personales de GSE, que se encuentra disponible en https://gse.com.co/wp-content/uploads/2020/10/Poli%CC%81tica-de-proteccio%CC%81n-de-datos.pdf. Como Titular de información, el Usuario acepta y entiende el derecho que le asiste a conocer, actualizar y rectificar sus datos personales, solicitar prueba de la autorización otorgada para su tratamiento, ser informado sobre el uso que se ha dado a los mismos, presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos en los casos en que sea procedente y acceder en forma gratuita a los mismos. El Usuario se obliga a cumplir y respetar la Política de Protección Datos Personales de GSE. El Usuario es el responsable del tratamiento de la información de los Beneficiarios de Pago, y le corresponde tratar bajo su control y responsabilidad los datos en nombre propio y en ningún caso por cuenta o en nombre de GSE, quien no será responsable frente al titular y las autoridades por el eventual Tratamiento indebido de los datos personales. PARÁGRAFO: GSE, no será responsable frente al titular y/o las autoridades por el eventual tratamiento indebido de los datos personales transferidos, por lo tanto, el Usuario y sus representantes serán responsables por todo daño o perjuicio material e inmaterial, que las personas que contrate o vincule causen a los titulares de información personal por su dolo o culpa relacionada directa o indirectamente con el incumplimiento de sus obligaciones legales y contractuales o por el tratamiento indebido de los datos personales trasmitidos, en virtud de lo contemplado en el presente Contrato. En consecuencia, el Usuario deberá garantizar, proteger, defender y mantener indemne a GSE y a sus representantes respecto a cualquier reclamación, queja, demanda, acción, pretensión, perjuicio, daño, pasivo y/o contingencia, que surja al respecto.
Las Partes declaran que a la fecha de aceptación del presente documento, conocen lo dispuesto en el numeral 5) del capítulo X de la Circular Básica Jurídica expedida por la Superintendencia de Sociedades y declaran que de encontrarse en alguno de los supuestos de que tratan los literales A) al H) del mencionado numeral 5), han realizado el análisis de su exposición al riesgo de LA/FT y han establecido su propio sistema de autogestión de este riesgo, de conformidad con lo previsto en el numeral 4° de la citada Circular Básica Jurídica. En caso de no encontrarse en los supuestos de que trata el numeral 5) las Partes declaran que han tenido en cuenta la recomendación prevista en el último párrafo del numeral 6° de la citada Circular. De esta manera, la parte que incumpla lo aquí expresado responderá ante su Contraparte, indemnizándole por cualquier multa o perjuicio que le cause con ocasión de dicho incumplimiento. En consecuencia, cuando se presente cualquiera de las causales que se enumeran a continuación, la parte cumplida mediante comunicación motivada dirigida a la parte incumplida a su última dirección registrada estará facultada para dar por terminado y liquidar unilateralmente el Contrato, procediendo de igual forma a dar por vencidas todas las obligaciones a cargo de la parte incumplida, por la sola ocurrencia de la respectiva causal. Las causales que podrán generar la terminación y/o liquidación del presente Contrato serán:
PARÁGRAFO: Las Partes declaran que sus recursos no provienen de ninguna actividad ilícita contemplada en el Código Penal Colombiano o en cualquier otra norma que lo modifique o adicione. Por otro lado, declaran que ni ellas, ni sus gestores, accionistas, representantes o directivos, se encuentran incluidos dentro de alguna de las listas de personas sospechosas por lavado de activos y Financiación del Terrorismo o vínculos con el narcotráfico y terrorismo.
Las Partes declaran que conocen y cumplen, para todos los efectos, lo previsto en la Ley 1474 de 2011 y en las normas que deroguen, modifiquen o sustituyan la materia reglada por dicha ley. En consecuencia, las Partes declaran incondicionalmente:
De esta manera, la parte que incumpla lo aquí expresado responderá ante su Contraparte, indemnizándole por toda multa o perjuicio que se le cause originado en el incumplimiento de las obligaciones citadas. Consecuentemente, cuandoquiera que se presente alguna de las conductas aquí descritas o previstas en las leyes de anticorrupción de la República de Colombia, la parte cumplida mediante comunicación motivada dirigida a la parte incumplida a su última dirección registrada, estará facultada para dar por terminado y liquidar unilateralmente el Contrato, procediendo de igual forma a dar por vencidas todas las obligaciones a cargo de la parte incumplida, por la sola ocurrencia de la respectiva causal.
La interpretación y ejecución del Contrato y de los Términos y Condiciones, se regirá por las Leyes de la República de Colombia y el domicilio contractual será para todos los efectos la ciudad de Bogotá D.C.
Las Partes aceptan someter las diferencias que surjan en torno a la eficacia, ejecución, interpretación, cumplimiento, modificación o terminación del negocio jurídico derivado de la aceptación del presente Contrato, al mecanismo de arreglo directo, etapa que es obligatorio surtir de manera previa a cualquier actuación judicial o arbitral y, que tendrá en un término de quince (15) días contados a partir de la presentación escrita que presente quien suscite la controversia. Una vez surtido el trámite y lapso anteriores sin lograr acuerdo, dichas controversias podrán someterse a la decisión de un tribunal de arbitramento que: (i) estará integrado por tres (3) árbitros; (ii) los árbitros serán ciudadanos colombianos; (iii) los árbitros serán abogados inscritos como tal en las listas de la Cámara de Comercio de Bogotá D.C. (iv) serán designados de manera conjunta por las Partes, o en su defecto, por sorteo de las listas de árbitros del Centro de Arbitraje y Conciliación de la Cámara de Comercio de Bogotá D.C. sin necesidad de acudir ante la justicia ordinaria, (v) su sede será la ciudad de Bogotá D.C. (vi) se regirá por las normas y reglamentos de la Cámara de Comercio de Bogotá, (vii) su fallo será en derecho.
GSE puede emplear cookies, al objeto de facilitarle una gestión más ágil y eficaz en de los servicios prestados. Las cookies son un método de autentificación de usuarios que permiten guardar constancia del identificador asignado en el momento del registro del Usuario, de manera que en lo sucesivo se evita reiterar los trámites propios de nuevos registros. El Usuario puede configurar el navegador de su ordenador para que le advierta del acceso de cookies y, en su caso, de impedir la recepción de estas en el disco duro. Así mismo, mediante la instalación de cookies e identificadores propios y de terceros y a través de herramientas para el análisis de uso de cuenta, podrá realizar actividades de seguimiento a los Usuarios que utilizan Colfactura Nómina Electrónica. Con estas herramientas, GSE podrá recopilar información de cada Usuario para el análisis de estadísticas e implementación de estrategias de comunicación y publicidad. Estas herramientas podrán realizar seguimiento de la configuración del Usuario y hacen que su experiencia en la aplicación sea más práctica, reconociendo y recordando sus preferencias y ajustes. En esta medida, GSE podrá recopilar datos de uso, como la duración de uso, o datos demográficos como el origen, el sexo y la edad. GSE usa esta información para fines analíticos. El Usuario podrá deshabilitar estas herramientas. Las actividades de seguimiento adelantadas por GSE también podrán realizarse dentro de Colfactura Nómina Electrónica, para análisis interno, ejemplo, pero no exclusivamente para determinar tendencias y participación en la aplicación, tiempo de uso, preferencia, entre otros. Estas herramientas podrán ser desactivadas por el Usuario. El Usuario al crear su cuenta y hacer uso de Colfactura Nómina Electrónica acepta que GSE puede suministrar, transferir, compartir y analizar los datos del giro ordinario de su negocio, con empresas aliadas, fíliales o vinculadas de GSE en Colombia o cualquier otro país, esta información podrá ser usada para fines comerciales por parte de los terceros. El Usuario en cualquier momento puede solicitar a GSE que detenga de forma indefinida el proceso de compartir sus datos con terceros, para esto debe realizar su solicitud al correo establecidas en las políticas de protección de datos personales o comunicarse a través del chat de atención al cliente.
Con la aceptación de los términos y condiciones, el Usuario se obliga a cumplir con lo estipulado en las políticas de GSE las cuales se encuentra publicadas en su página web (https://gse.com.co/politicas/) y hacen parte integral del presente Contrato. Para ello, deberá suministrar evidencias del cumplimiento de las mismas cada vez que, GSE se lo solicite.
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